Fluxo de Instrução: Planejamento da Contratação

- Iniciar o processo no SEI! [Comunicação: Ofício];

- Apresentar demanda e solicitação de autorização de abertura de processo de contratação [FS-01];

– Para os casos em que o Comitê de Administração e Planejamento aprovou as prioridades de aquisições para o ano, não há necessidade de pedir autorização [Etapa 03].

• Ofício no SEI [Ofício IFSertãoPE]

Página Inicial SEI

Criar Novo Processo

Ordenador de despesa: DG/ REITOR(A) /PROAD

Analisar e decidir pela abertura  do processo.

• Despacho para a/o DAP ou DPGRA (no caso da Reitoria) autorizando abertura do processo de contratação [Despacho IFSertãoPE]

- Iniciar o processo no SEI! [Licitação: Planejamento]

- “Relacionar” com o ofício de autorização [Etapas 1 e 2];

- Enviar o processo ao(s) interessado(s), com retorno programado, e à DLIC para acompanhamento por parte do Agente da Contratação.

Obs. 1: Manter processo Aberto na(o) DAP ou DPGRA.

• Despacho solicitando providências quanto à formalização da demanda [Despacho IFSertãoPE]

Formalizar a demanda e Inserir no SEI

• Documento de Formalização da Demanda(DFD) [Licitação_DFD_Formalização_Demanda_IFSertãoPE] ou relatórios dos setores e relatório consolidado do Campus (SICABS);

• Requisição mínima e máxima por pedido, para os casos de compras parceladas(Documento externo em PDF - Tipo: Requisição);

• Comprovação de previsão no PCA do ano vigente (Portal Nacional de Contratações Públicas PNCP); (Documento externo em PDF - Comprovante)

Indicar e enviar para os membros da equipe de planejamento da contratação Ciência para assinatura, via bloco SEI.

Obs. 01: Para os casos em que o ETP for elaborado somente pela área técnica e requisitante [Etapa 08]

Obs. 02: quando do envio do bloco de assinatura, comunicar aos indicados.

Obs. 03: após assinatura, devolver o bloco de assinatura

• Documento de Ciência do servidor(es) designado(s) [Ciência_Equipe_Servidor IFSertão PE]

Analisar Documentos e encaminhar à DG ou PROAD, a depender da Unidade, para emissão de Portaria.

• Despacho de Encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

- Emitir a Portaria da Equipe de Planejamento 

- Enviar processo para a CPAC (nos Campi) ou para o DPGRA (Reitoria) responsáveis pelo gerenciamento/acompanhamento da etapa de planejamento da contratação

• Portaria da Equipe de  Planejamento  [Portaria IFSertãoPE]

Equipe de Planejamento/ Interessado / Área técnica

CPAC/DPGRA

- Iniciar o Estudo Técnico Preliminar (ETP). 

 – Após a definição da solução, encaminhar processo para pesquisa de preços.

• Despacho informando da solução encontrada para pesquisa de preço. [Despacho IFSertãoPE]

DAP / CCFP

Interessado

Realizar pesquisa de Preços e mercado

Obs.05: utilizar a IN SEGES n.º 65/2021.

Obs. 06: Em caso de contratação de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra, o setor contábil deve elaborar a Planilha de Composição de Custos. Já no caso de Contratação de serviços comuns de engenharia o Setor de Engenharia e Infraestrutura deve elaborar a Planilha de Composição de Custos através dos Sistemas de Pesquisa de Custos.  [FS 03].

Obs. 07: Caso não seja aplicável a NOTA TÉCNICA do Sistema de pesquisa de preços deverá ser utilizado o modelo de certidão disponível no SEI: [Licitação_Certidão_Forma_Preços_IFSertãoPE]

• Planilha de Formação dos preços + Relatórios de Pesquisa(Documento externo em PDF - Cotação);

• Planilha de Preço Máximo Aceitável (Documento externo em PDF - Cotação);

• Despacho de  Encaminhamento [Despacho IFSertãoPE];

Concluir o Estudo Técnico

Preliminar e publicar no

Sistema ETP Digital 

Obs. 08.: No caso de verificada a possibilidade de exclusividade de fornecedor, apresentar atestado de exclusividade.

• Despacho informando da conclusão do ETP e da disponibilidade desse documento para análise de viabilidade e possível publicação, após assinatura eletrônica da Autoridade Competente [Despacho IFSertãoPE]

- Elaborar o Mapa de Riscos, obrigatório para contratação de serviços.

 – Para aquisição de bens, não há obrigatoriedade. Caso opte pela não elaboração, [Etapa 12].

• Mapa de Risco publicado no módulo do Sistema de Gestão de Riscos do Compras Governamentais, se for elaborado (Documento externo em PDF - Mapa);

Autoridade Competente / PROAD

Analisar a viabilidade da contratação via Estudo Técnico Preliminar [FS-04]

Obs. 09: Para os casos em que for viável a contratação, a Autoridade Competente deverá assinar eletronicamente e publicar o Estudo Técnico Preliminar no sistema ETP Digital e anexar ao processo de contratação.

Obs. 10: Ainda se viável a contratação, a Autoridade Competente, enviará o processo para a Diretoria de Licitação para, tecnicamente, definir a  forma de seleção do fornecedor. 

Obs. 11: Em caso de Registro de Preços, a PROAD/Ordenador(a) deve informar em Despacho a Natureza da ação que suporta a despesa decorrente da futura contratação.

• ETP Digital assinado e Publicado, para os casos de viabilidade da contratação (Documento externo em PDF- Estudo);

• Despacho  [Despacho IFSertãoPE].

Definir, tecnicamente, a modalidade, e caso seja o Pregão, definir ainda o modo de disputa e critério de julgamento da seleção de fornecedor e encaminhar para os demais trâmites.

Obs. 12: Dar ciência à CPAC/DPGRA da definição da forma de contratação.

Obs. 13: Manter Processo aberto na  DLIC 

• Parecer Técnico [Parecer IFSertãoPE]

PROAD / Direção Geral

Caso a demanda não esteja prevista no PGC, fazer a devida inclusão no PAC correspondente, mediante justificativa, devidamente aprovada pela Autoridade Competente. [Etapa 2]

• Termo de Justificativa [Justificativa IFSertãoPE]

Área Técnica e Requisitante / Equipe de Planejamento da Contratação 

Não havendo a viabilidade, a Proad justifica e solicita os devidos ajustes ou arquivamento. Para os casos de ajustes [FS-03]

• [Despacho IFSertãoPE].

DPCONT/ DEINF

Realizar os devidos ajustes solicitados por meio da análise de viabilidade administrativa. [Etapa 11]

• Planilha de Composição de Custos(serviços comuns (Documento externo em PDF - Planilha)
• Planilha Orçamentária (Serviços comuns de engenharia)(Documento externo em PDF - Planilha)

Autoridade Competente

Justificar a negativa ao setor interessado. Em caso de solicitação de ajustes [Etapa 01].

• Termo de Justificativa