Fluxo de Instrução: Planejamento da Contratação

Base legal: Lei 14.133/2021

Informações necessárias:

– O processo iniciará a partir de um Ofício, emitido pelo solicitante, em que apresenta justificativa e a necessidade da demanda, o qual será analisado pelo Ordenador de Despesa, e, sendo autorizado, inicia-se o processo de dispensa com a devida autorização;

– As etapas sinalizadas na cor verde correspondem ao Fluxo Básico do processo, e as etapas sinalizadas na cor azul representam o Fluxo Secundário, ou seja, as ações que representam exceções ao fluxo básico;

– Os documentos apresentados entre colchetes ( [ ] ) representam os documentos internos com modelos disponibilizados no SEI.

Etapa	Responsável pela ação	Auxilia na ação	Ação	Documento	Orientações
1	Interessado / DPGRA	DPGRA / DAP / CPAC	- Iniciar o processo no SEI! [Comunicação: Ofício]; - Apresentar demanda e solicitação de autorização de abertura de processo de contratação [FS-01]; – Para os casos em que o Comitê de Administração e Planejamento aprovou as prioridades de aquisições para o ano, não há necessidade de pedir autorização [Etapa 03].	Ofício no SEI [Ofício IFSertãoPE]	Página Inicial SEI Criar Novo Processo
2	Ordenador de despesa: DG/ REITOR(A) /PROAD		Analisar e decidir pela abertura do processo.	Despacho para a/o DAP ou DPGRA (no caso da Reitoria) autorizando abertura do processo de contratação [Despacho IFSertãoPE]
03	DAP (nos Campi) / DPGRA (Reitoria)		- Iniciar o processo no SEI! [Licitação: Planejamento] - “Relacionar” com o ofício de autorização [Etapas 1 e 2]; - Enviar o processo ao(s) interessado(s), com retorno programado, e à DLIC para acompanhamento por parte do Agente da Contratação. Obs. 1: Manter processo Aberto na(o) DAP ou DPGRA.	Despacho solicitando providências quanto à formalização da demanda [Despacho IFSertãoPE]
4	Requisitante / DAP	CPAC e DPGRA	Formalizar a demanda e Inserir no SEI	Documento de Formalização da Demanda(DFD) [Licitação_DFD_Formalização_Demanda_IFSertãoPE] ou relatórios dos setores e relatório consolidado do Campus (SICABS); Requisição mínima e máxima por pedido, para os casos de compras parceladas(Documento externo); Comprovação de previsão no PCA do ano vigente (Portal Nacional de Contratações Públicas PNCP); (Documento externo)
5	DAP/DPGRA		Indicar e enviar para os membros da equipe de planejamento da contratação Ciência para assinatura, via bloco SEI. Obs. 01: Para os casos em que o ETP for elaborado somente pela área técnica e requisitante [Etapa 08] Obs. 02: quando do envio do bloco de assinatura, comunicar aos indicados. Obs. 03: após assinatura, devolver o bloco de assinatura	Documento de Ciência do servidor(es) designado(s) [Ciência_Equipe_Servidor IFSertão PE]
6	DAP / DPGRA		Analisar Documentos e encaminhar à DG ou PROAD, a depender da Unidade, para emissão de Portaria.	Despacho de Encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]
7	PROAD/DG	Solicitante Técnico	- Emitir a Portaria da Equipe de Planejamento - Enviar processo para a CPAC (nos Campi) ou para o DPGRA (Reitoria) responsáveis pelo gerenciamento/acompanhamento da etapa de planejamento da contratação	Portaria da Equipe de Planejamento [Portaria IFSertãoPE]
8	Equipe de Planejamento/ Interessado / Área técnica	CPAC/DPGRA	- Iniciar o Estudo Técnico Preliminar (ETP). – Após a definição da solução, encaminhar processo para pesquisa de preços.	Despacho informando da solução encontrada para pesquisa de preço. [Despacho IFSertãoPE]
9	DAP / CCFP	Interessado	Realizar pesquisa de Preços e mercado Obs.05: utilizar a IN SEGES n.º 65/2021. Obs. 06: Em caso de contratação de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra, o setor contábil deve elaborar a Planilha de Composição de Custos. Já no caso de Contratação de serviços comuns de engenharia o Setor de Engenharia e Infraestrutura deve elaborar a Planilha de Composição de Custos através dos Sistemas de Pesquisa de Custos. [FS 03]. Obs. 07: Caso não seja aplicável a NOTA TÉCNICA do Sistema de pesquisa de preços deverá ser utilizado o modelo de certidão disponível no SEI: [Licitação_Certidão_Forma_Preços_IFSertãoPE]	Planilha de Formação dos preços + Relatórios de Pesquisa(Documento externo); Planilha de Preço Máximo Aceitável (Documento externo); Despacho de Encaminhamento [Despacho IFSertãoPE];
10	Área Técnica e Requisitante / Equipe de Planejamento da Contratação	CPAC / DPGRA	Concluir o Estudo Técnico Preliminar e publicar no Sistema ETP Digital Obs. 08.: No caso de verificada a possibilidade de exclusividade de fornecedor, apresentar atestado de exclusividade.	Despacho informando da conclusão do ETP e da disponibilidade desse documento para análise de viabilidade e possível publicação, após assinatura eletrônica da Autoridade Competente [Despacho IFSertãoPE]
11	Área Técnica e Requisitante / Equipe de Planejamento da Contratação	CPAC / DPGRA	- Elaborar o Mapa de Riscos, obrigatório para contratação de serviços. – Para aquisição de bens, não há obrigatoriedade. Caso opte pela não elaboração, [Etapa 12].	Mapa de Risco publicado no módulo do Sistema de Gestão de Riscos do Compras Governamentais, se for elaborado (Documento externo);
12	Autoridade Competente / PROAD		Analisar a viabilidade da contratação via Estudo Técnico Preliminar [FS-04] Obs. 09: Para os casos em que for viável a contratação, a Autoridade Competente deverá assinar eletronicamente e publicar o Estudo Técnico Preliminar no sistema ETP Digital e anexar ao processo de contratação. Obs. 10: Ainda se viável a contratação, a Autoridade Competente, enviará o processo para a Diretoria de Licitação para, tecnicamente, definir a forma de seleção do fornecedor. Obs. 11: Elaborar como anexo do ETP uma Declaração da PROAD/Ordenador de Despesa sobre Natureza da ação que suporta a despesa decorrente da futura contratação	ETP Digital assinado e Publicado, para os casos de viabilidade da contratação (Documento externo); Despacho encaminhando processo para definição técnica da forma de seleção de fornecedor [Despacho IFSertãoPE].
11	DLIC	PROAD	Definir, tecnicamente, a modalidade, e caso seja o Pregão, definir ainda o modo de disputa e critério de julgamento da seleção de fornecedor e encaminhar para os demais trâmites. Obs. 12: Dar ciência à CPAC/DPGRA da definição da forma de contratação. Obs. 13: Manter Processo aberto na DLIC	Parecer Técnico [Parecer IFSertãoPE]
[FS-01]	PROAD / Direção Geral		Caso a demanda não esteja prevista no PGC, fazer a devida inclusão no PAC correspondente, mediante justificativa, devidamente aprovada pela Autoridade Competente. [Etapa 2]	Termo de Justificativa [Justificativa IFSertãoPE]
[FS-02]	Área Técnica e Requisitante / Equipe de Planejamento da Contratação		Não havendo a viabilidade, a Proad justifica e solicita os devidos ajustes ou arquivamento. Para os casos de ajustes [FS-03]	[Despacho IFSertãoPE].
[FS-03]	DPCONT/ DEINF	DPGRA/CCFP	Realizar os devidos ajustes solicitados por meio da análise de viabilidade administrativa. [Etapa 11]	Planilha de Composição de Custos(serviços comuns (Documento externo) Planilha Orçamentária (Serviços comuns de engenharia)(Documento externo)
[FS-04]	Autoridade Competente		Justificar a negativa ao setor interessado. Em caso de solicitação de ajustes [Etapa 01].	Termo de Justificativa