Fluxo de Instrução: Planejamento da Contratação

Etapa

Responsável  pela ação 

Auxilia na ação 

Ação

Documento

 Orientações

- Iniciar o processo no SEI! [Comunicação: Ofício];

- Apresentar demanda e solicitação de autorização de abertura de processo de contratação [FS-01];

– Para os casos em que o Comitê de Administração e Planejamento aprovou as prioridades de aquisições para o ano, não há necessidade de pedir autorização [Etapa 03].

• Ofício no SEI [Ofício IFSertãoPE]

Página Inicial SEI

Criar Novo Processo

Ordenador de despesa: DG/ REITOR(A) /PROAD

Analisar e decidir pela abertura  do processo.

• Despacho para a/o DAP ou DPGRA (no caso da Reitoria) autorizando abertura do processo de contratação [Despacho IFSertãoPE]

Iniciar o processo no SEI! [Licitação: Planejamento]

“Relacionar” com o ofício de autorização [Etapas 1 e 2];

- Enviar o processo ao(s) interessado(s), com retorno programado, e à DLIC para acompanhamento por parte do Agente da Contratação.

Obs. 1: Manter processo Aberto na(o) DAP ou DPGRA.

• Despacho solicitando providências quanto à formalização da demanda [Despacho IFSertãoPE]

Formalizar a demanda e Inserir no SEI

• Documento de Formalização da Demanda(DFD) [Licitação_DFD_Formalização_Demanda_IFSertãoPE] ou relatórios dos setores e relatório consolidado do Campus (SICABS);

• Requisição mínima e máxima por pedido, para os casos de compras parceladas(Documento externo em PDF - Tipo: Requisição);

• Comprovação de previsão no PCA do ano vigente (Portal Nacional de Contratações Públicas PNCP); (Documento externo em PDF - Comprovante)

Indicar e enviar para os membros da equipe de planejamento da contratação Ciência para assinatura, via bloco SEI.

Obs. 01: Para os casos em que o ETP for elaborado somente pela área técnica e requisitante [Etapa 08].

Obs. 02: quando do envio do bloco de assinatura, comunicar aos indicados.

Obs. 03: após assinatura, devolver o bloco de assinatura

• Documento de Ciência do servidor(es) designado(s) [Ciência_Equipe_Servidor IFSertão PE]

Analisar Documentos e encaminhar à DG ou PROAD, a depender da Unidade, para emissão de Portaria.

• Despacho de Encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

Emitir a Portaria da Equipe de Planejamento 

Enviar processo para a CPAC (nos Campi) ou para o DPGRA (Reitoria) responsáveis pelo gerenciamento/acompanhamento da etapa de planejamento da contratação

• Portaria da Equipe de  Planejamento  [Portaria IFSertãoPE]

• Comunicado de emissão

• Despacho de encaminhamento[Despacho IFSertãoPE]

Equipe de Planejamento/ Interessado / Área técnica

CPAC/DPGRA

Iniciar o Estudo Técnico Preliminar (ETP). 

Após a definição da solução, encaminhar processo para pesquisa de preços.

• Despacho informando da solução encontrada para pesquisa de preço. [Despacho IFSertãoPE]

DAP / CCFP

Interessado

Realizar pesquisa de Preços e mercado

Obs.01: utilizar a IN SEGES n.º 65/2021.

Obs. 02: Em caso de contratação de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra, o setor contábil deve elaborar a Planilha de Composição de Custos. Já no caso de Contratação de serviços comuns de engenharia o Setor de Engenharia e Infraestrutura deve elaborar a Planilha de Composição de Custos através dos Sistemas de Pesquisa de Custos.  [FS 03].

Obs. 03: Caso não seja aplicável a NOTA TÉCNICA do Sistema de pesquisa de preços deverá ser utilizado o modelo de certidão disponível no SEI: [Licitação_Certidão_Forma_Preços_IFSertãoPE]

• Planilha de Formação dos preços + Relatórios de Pesquisa(Documento externo em PDF - Cotação);

• Planilha de Preço Máximo Aceitável (Documento externo em PDF - Cotação);

• Despacho de  Encaminhamento [Despacho IFSertãoPE];

Concluir o Estudo Técnico

Preliminar e publicar no

Sistema ETP Digital 

ATENÇÃO: Se for verificado que o ETP "caminha" para Adesão (Carona), caberá ao ETP INDICAR e JUSTIFICAR expressamente que a referida Adesão (Carona) é a melhor Solução.

ATENÇÃO: Se for verificado que o ETP "caminha" para Adesão (Carona), recomenda-se apurar previamente se a ata tem saldo e, a depender do caso, uma prévia manifestação do fornecedor (não é o Termo de Aceite, mas algo prévio, em diligência).

ATENÇÃO: Em caso do ETP indicar a Adesão(Carona) como a melhor solução, deve constar as informações, obrigatoriamente:

a) Quantidade detalhada

b) Local de Entrega

c) Informações da ARP (UASG; itens; etc.) 

d) Anexar a ARP assinada pelo Gerenciador e Fornecedor.

ATENÇÃO: No caso de verificada a possibilidade de exclusividade de fornecedor, apresentar atestado de exclusividade.

• Despacho informando da conclusão do ETP e da disponibilidade desse documento para análise de viabilidade e possível publicação, após assinatura eletrônica da Autoridade Competente [Despacho IFSertãoPE]

Elaborar o Mapa de Riscos, obrigatório para contratação de serviços e bens.

• Mapa de Risco publicado no módulo do Sistema de Gestão de Riscos do Compras Governamentais (Documento externo em PDF - Mapa);

Autoridade Competente / PROAD

Analisar a viabilidade da contratação via Estudo Técnico Preliminar [FS-04]

Obs. 01: Para os casos em que for viável a contratação, a Autoridade Competente deverá assinar eletronicamente e publicar o Estudo Técnico Preliminar no sistema ETP Digital e anexar ao processo de contratação.

Obs. 02: Ainda se viável a contratação, a Autoridade Competente, enviará o processo para a Diretoria de Licitação para, tecnicamente, definir a  forma de seleção do fornecedor. 

ATENÇÃO: Em caso de Registro de Preços, a PROAD/Ordenador(a) deve informar em Despacho a Natureza da ação que suporta a despesa decorrente da futura contratação.

• ETP Digital assinado e Publicado, para os casos de viabilidade da contratação (Documento externo em PDF- Estudo);

• Despacho  [Despacho IFSertãoPE].

Definir, tecnicamente, a modalidade, e caso seja o Pregão, definir ainda o modo de disputa e critério de julgamento da seleção de fornecedor e encaminhar para os demais trâmites.

Obs. 01: Dar ciência à CPAC/DPGRA da definição da forma de contratação.

Obs. 02: Manter Processo aberto na  DLIC 

ATENÇÃO: Em caso do ETP indicar a Adesão (Carona) como a melhor solução, seguir para o [FS-05].

• Parecer Técnico [Parecer IFSertãoPE]

PROAD / Direção Geral

Caso a demanda não esteja prevista no PGC, fazer a devida inclusão no PAC correspondente, mediante justificativa, devidamente aprovada pela Autoridade Competente. [Etapa 2]

• Termo de Justificativa [Justificativa IFSertãoPE]

Área Técnica e Requisitante / Equipe de Planejamento da Contratação 

Não havendo a viabilidade, a Proad justifica e solicita os devidos ajustes ou arquivamento. Para os casos de ajustes [FS-03]

• [Despacho IFSertãoPE].

DPCONT/ DEINF

Realizar os devidos ajustes solicitados por meio da análise de viabilidade administrativa. [Etapa 11]

• Planilha de Composição de Custos(serviços comuns (Documento externo em PDF - Planilha)

• Planilha Orçamentária (Serviços comuns de engenharia)(Documento externo em PDF - Planilha)

Autoridade Competente

Justificar a negativa ao setor interessado. Em caso de solicitação de ajustes [Etapa 01].

• Termo de Justificativa

 [FS-05]

DLIC/DAP

Emitir parecer conclusivo sobre a Adesão a ARP, conforme parâmetros obrigatórios indicados: "CLIQUE AQUI".

Obs.: Caso a conclusão se mantenha pela Adesão (Carona), após parecer, seguir para o Fluxo Específico.

• Parecer Técnico [Parecer IFSertãoPE]