Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (DGTI)

Fluxo de Instrução: Planejamento da Contratação

Base legal: Lei 14.133/2021 

Informações necessárias:

O  processo iniciará a partir de um Ofício, emitido pelo solicitante, em que apresenta justificativa e a necessidade da demanda, o qual será analisado pelo Ordenador de Despesa, e, sendo autorizado, inicia-se o processo de dispensa com a devida autorização;

Não se aplica para contratações de Tecnologia da Informação e Comunicação-TIC

 As etapas sinalizadas na cor verde correspondem ao Fluxo Básico do processo, e as etapas sinalizadas na cor azul representam o Fluxo Secundário, ou seja, as ações que representam exceções ao fluxo básico;

 Os documentos apresentados entre colchetes ( [ ] ) representam os documentos internos com modelos disponibilizados no SEI.

Etapa

Responsável  pela ação 

Auxilia na ação 

Ação

Documento

 Orientações

1

Interessado / DPGRA

DPGRA / DAP / CPAC

- Iniciar o processo no SEI! [Comunicação: Ofício];

 

- Apresentar demanda e solicitação de autorização de abertura de processo de contratação [FS-01];

 

– Para os casos em que o Comitê de Administração e Planejamento aprovou as prioridades de aquisições para o ano, não há necessidade de pedir autorização [Etapa 03].

  • Ofício no SEI [Ofício IFSertãoPE]

Página Inicial SEI

 

 

Criar Novo Processo

2

Ordenador de despesa: DG/ REITOR(A) /PROAD

 

Analisar e decidir pela abertura  do processo.

  • Despacho para a/o DAP ou DPGRA (no caso da Reitoria) autorizando abertura do processo de contratação [Despacho IFSertãoPE]

 

 

3 DAP (nos Campi) / DPGRA (Reitoria)  

 

Iniciar o processo no SEI! [Licitação: Planejamento]

 

“Relacionar” com o ofício de autorização [Etapas 1 e 2];

 

- Enviar o processo ao(s) interessado(s), com retorno programado, e à DLIC para acompanhamento por parte do Agente da Contratação.

 

Obs. 1: Manter processo Aberto na(o) DAP ou DPGRA.

 

  • Despacho solicitando providências quanto à formalização da demanda [Despacho IFSertãoPE]
 

4

Requisitante / DAP

CPAC e DPGRA

Formalizar a demanda e Inserir no SEI

  • Documento de Formalização da Demanda(DFD) [Licitação_DFD_Formalização_Demanda_IFSertãoPE] ou relatórios dos setores e relatório consolidado do Campus (SICABS);

 

  • Requisição mínima e máxima por pedido, para os casos de compras parceladas(Documento externo em PDF - Tipo: Requisição);

 

  • Comprovação de previsão no PCA do ano vigente (Portal Nacional de Contratações Públicas PNCP); (Documento externo em PDF - Comprovante)

 

5

DAP/DPGRA

 

 

Indicar e enviar para os membros da equipe de planejamento da contratação Ciência para assinatura, via bloco SEI.

 

Obs. 01: Para os casos em que o ETP for elaborado somente pela área técnica e requisitante [Etapa 08].

 

Obs. 02: quando do envio do bloco de assinatura, comunicar aos indicados.


Obs. 03: após assinatura, devolver o bloco de assinatura

 

  • Documento de Ciência do servidor(es) designado(s) [Ciência_Equipe_Servidor IFSertão PE]

 

6

DAP / DPGRA

 

Analisar Documentos e encaminhar à DG ou PROAD, a depender da Unidade, para emissão de Portaria.

  • Despacho de Encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

 

7

PROAD/DG

Solicitante Técnico

Emitir a Portaria da Equipe de Planejamento 

 

Enviar processo para a CPAC (nos Campi) ou para o DPGRA (Reitoria) responsáveis pelo gerenciamento/acompanhamento da etapa de planejamento da contratação

  • Portaria da Equipe de  Planejamento  [Portaria IFSertãoPE]
  • Comunicado de emissão
  • Despacho de encaminhamento[Despacho IFSertãoPE]

 

8

Equipe de Planejamento/ Interessado / Área técnica

CPAC/DPGRA

Iniciar o Estudo Técnico Preliminar (ETP). 

 

Após a definição da solução, encaminhar processo para pesquisa de preços.

  • Despacho informando da solução encontrada para pesquisa de preço. [Despacho IFSertãoPE]

 

9

DAP / CCFP

Interessado

 

Realizar pesquisa de Preços e mercado

 

Obs.01: utilizar a IN SEGES n.º 65/2021.

 

Obs. 02: Em caso de contratação de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra, o setor contábil deve elaborar a Planilha de Composição de Custos. Já no caso de Contratação de serviços comuns de engenharia o Setor de Engenharia e Infraestrutura deve elaborar a Planilha de Composição de Custos através dos Sistemas de Pesquisa de Custos.  [FS 03].

 

Obs. 03: Caso não seja aplicável a NOTA TÉCNICA do Sistema de pesquisa de preços deverá ser utilizado o modelo de certidão disponível no SEI: [Licitação_Certidão_Forma_Preços_IFSertãoPE]

 

  • Planilha de Formação dos preços + Relatórios de Pesquisa(Documento externo em PDF - Cotação);

 

  • Planilha de Preço Máximo Aceitável (Documento externo em PDF - Cotação);

 

  • Despacho de  Encaminhamento [Despacho IFSertãoPE];

 

10

Área Técnica e Requisitante / Equipe de Planejamento da Contratação

CPAC / DPGRA

 

Concluir o Estudo Técnico

Preliminar e publicar no

Sistema ETP Digital 



 

 

 

ATENÇÃO: Se for verificado que o ETP "caminha" para Adesão (Carona), caberá ao ETP INDICAR e JUSTIFICAR expressamente que a referida Adesão (Carona) é a melhor Solução.

 

ATENÇÃO: Se for verificado que o ETP "caminha" para Adesão (Carona), recomenda-se apurar previamente se a ata tem saldo e, a depender do caso, uma prévia manifestação do fornecedor (não é o Termo de Aceite, mas algo prévio, em diligência).

 

ATENÇÃO: Em caso do ETP indicar a Adesão(Carona) como a melhor solução, deve constar as informações, obrigatoriamente:

a) Quantidade detalhada

b) Local de Entrega

c) Informações da ARP (UASG; itens; etc.) 

d) Anexar a ARP assinada pelo Gerenciador e Fornecedor.

 

ATENÇÃO: No caso de verificada a possibilidade de exclusividade de fornecedor, apresentar atestado de exclusividade.

 

  • Despacho informando da conclusão do ETP e da disponibilidade desse documento para análise de viabilidade e possível publicação, após assinatura eletrônica da Autoridade Competente [Despacho IFSertãoPE]

 

11

Área Técnica e Requisitante / Equipe de Planejamento da Contratação

CPAC / DPGRA

 

Elaborar o Mapa de Riscos, obrigatório para contratação de serviços e bens.



 

  • Mapa de Risco publicado no módulo do Sistema de Gestão de Riscos do Compras Governamentais (Documento externo em PDF - Mapa);
 
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Autoridade Competente / PROAD

 

 

Analisar a viabilidade da contratação via Estudo Técnico Preliminar [FS-04]

 

Obs. 01: Para os casos em que for viável a contratação, a Autoridade Competente deverá assinar eletronicamente e publicar o Estudo Técnico Preliminar no sistema ETP Digital e anexar ao processo de contratação.

 

Obs. 02: Ainda se viável a contratação, a Autoridade Competente, enviará o processo para a Diretoria de Licitação para, tecnicamente, definir a  forma de seleção do fornecedor. 

 

ATENÇÃO: Em caso de Registro de Preços, a PROAD/Ordenador(a) deve informar em Despacho a Natureza da ação que suporta a despesa decorrente da futura contratação.

 

  • ETP Digital assinado e Publicado, para os casos de viabilidade da contratação (Documento externo em PDF- Estudo);

 

  • Despacho  [Despacho IFSertãoPE].

 

13

DLIC

 

PROAD

 

Definir, tecnicamente, a modalidade, e caso seja o Pregão, definir ainda o modo de disputa e critério de julgamento da seleção de fornecedor e encaminhar para os demais trâmites.

 

Obs. 01: Dar ciência à CPAC/DPGRA da definição da forma de contratação.

 

Obs. 02: Manter Processo aberto na  DLIC 

 

ATENÇÃO: Em caso do ETP indicar a Adesão (Carona) como a melhor solução, seguir para o [FS-05].

 

  • Parecer Técnico [Parecer IFSertãoPE]

 

[FS-01]

PROAD / Direção Geral

 

 

Caso a demanda não esteja prevista no PGC, fazer a devida inclusão no PAC correspondente, mediante justificativa, devidamente aprovada pela Autoridade Competente. [Etapa 2]

 

  • Termo de Justificativa [Justificativa IFSertãoPE]

 

[FS-02]

Área Técnica e Requisitante / Equipe de Planejamento da Contratação 

 

Não havendo a viabilidade, a Proad justifica e solicita os devidos ajustes ou arquivamento. Para os casos de ajustes [FS-03]

  • [Despacho IFSertãoPE].
 

[FS-03]

DPCONT/ DEINF

DPGRA/CCFP

Realizar os devidos ajustes solicitados por meio da análise de viabilidade administrativa. [Etapa 11]

  • Planilha de Composição de Custos(serviços comuns (Documento externo em PDF - Planilha)
  • Planilha Orçamentária (Serviços comuns de engenharia)(Documento externo em PDF - Planilha)
 

[FS-04]

Autoridade Competente

 

Justificar a negativa ao setor interessado. Em caso de solicitação de ajustes [Etapa 01].

  • Termo de Justificativa

 

 [FS-05]

DLIC/DAP

 

 

Emitir parecer conclusivo sobre a Adesão a ARP, conforme parâmetros obrigatórios indicados: "CLIQUE AQUI".

 

 

Obs.: Caso a conclusão se mantenha pela Adesão (Carona), após parecer, seguir para o Fluxo Específico.

 

  • Parecer Técnico [Parecer IFSertãoPE]