Fluxo de Instrução: Contratação - Serviços - Participante IRP Interna

Etapa

Abrir processo no SEI!

[Contratação: Serviços - Participante IRP Interna]

Obs.1.: Verificar a Classificação por assunto.

Solicitar da autorização da contratação , justificando a real necessidade e o interesse público a ser atendido, descrevendo os itens para serem empenhados, conforme dados da licitação (Número do item, quantidade e unidade de fornecimento).

Encaminhar ao DAP/PROAD

• Ofício [Ofício IFSertãoPE]

“Relacionar” este processo de contratação com o da Licitação no SEI!, e encaminhar ao setor financeiro.

Obs.2: Clique aqui para verificar como relacionar o processo.

Caso não haja procedimento licitatório disponível para a contratação [FS-01]

• Processo relacionado

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

Verificar se há dotação possível de ser utilizada para a referida contratação, e, encaminhar ao DG / PROAD

• CONRAZÃO-SIAFI (Documento externo - Documento);

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE].

Avaliar o interesse público a ser atendido junto à conjuntura das despesas da unidade e, caso concorde, naquele momento com a contratação solicitada, declarar a disponibilidade orçamentária.

Encaminhar ao setor de compras

Caso não haja orçamento disponível para a contratação ou caso os itens não possam ser adquiridos naquele momento [FS-02]

• Declaração de Disponibilidade Orçamentária[Declaração Orçamentária IFSertãoPE];

• Despacho de encaminhamento ao setor de compras [Despacho IFSertãoPE]

6

Minutar a autorização de serviços para a contratação dos serviços, e, encaminhar para ratificação e assinatura do Reitor(a) ou Diretor do Campus e gestor financeiro (DAP/DOF).

• Minuta da Autorização de Serviços [Licitação: Formulário Autoriza Compra Serv IFSertão];

• Despacho de encaminhamento ao ordenador de despesas[Despacho IFSertãoPE].

7

Autorizar a contratação.

Caso haja ajuste necessário a ser realizado na minuta da autorização de serviços [FS 03].

• Assinatura da autorização de serviços;

• Despacho de encaminhamento     ao setor financeiro [Despacho IFSertãoPE].

8

Emitir Nota de Empenho (instrumento equivalente ao contrato in casu)

Obs.3: Caso a Unidade opte por entrega parcelada, mediante Termo de Contrato, após esta Etapa 8, deverá seguir o Fluxo Complementar apresentado abaixo.

• Assinatura da autorização de serviços;

• Nota de Empenho (Documento externo - Nota de Empenho);

• Despacho de encaminhamento ao ordenador de despesas [Despacho IFSertãoPE]

9

Designar fiscal ou comissão de fiscalização para recebimento dos serviços.

• Portaria de designação[Portaria IFSertãoPE];

• Despacho para conhecimento e providências do fiscal ou da comissão de fiscalização[Despacho IFSertãoPE].

10

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / setor técnico

/ DAP / CPAC / CCFIN / DPGRA

Verificar a Matriz de Riscos da Gestão de Contratos e registrar as ocorrências dos riscos ao longo do contrato no SEI.

Havendo necessidade de atualização da Matriz de Riscos [FS 04]

• Despacho contendo a ocorrência dos riscos [Despacho IFSertãoPE].

11

Encaminhar a Nota de Empenho ao fornecedor, contendo o prazo e as condições sucintas para a entrega, nos termos do instrumento convocatório, quando houver

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]

12

Receber provisoriamente os bens/serviços e, após cumpridos os requisitos necessários, receber definitivamente.

Na hipótese dos bens/serviços solicitados não serem entregues no prazo determinado, nem na prorrogação (se houver) 

[FS 05].

Caso os  bens/serviços recebidos estejam em desconformidade com o solicitado [FS 06]

• Termo de Recebimento [Licitação: Serviço Termo Receb. Definitivo IFSert], [Licitação: Serviço Termo Receb. Provisório IFSert];

• Ateste da Nota Fiscal [Licitação: Ateste de Nota Fiscal IFSertãoPE];

• Despacho de encaminhamento ao setor financeiro [Despacho IFSertãoPE].

Setor Financeiro / CEFIN / CEOF

Ordenador de

despesas (DG/PROAD

Liquidar e   pagar   a despesa, encerrar o processo e arquivar.

• Ordem Bancária e ordem de pagamento (Documento externo - Ordem Bancária);

• Termo de encerramento [Termo Encerramento De Processo IFSertãoPE].

Informar ao solicitante justificadamente, as razões da impossibilidade da contratação. [Etapa 02]

• Despacho em resposta ao solicitante [Despacho IFSertãoPE]

Caso não haja orçamento disponível para a contratação ou caso os itens não possam ser adquiridos naquele momento, informar ao solicitante, mediante justificativa, as razões da impossibilidade da contratação. [Etapa 03]

• Despacho com a Manifestação Administrativa [Despacho IFSertãoPE]

[FS-03]

Ordenador de despesas (DG/PROAD)

Caso haja ajuste necessário a ser realizado na minuta da autorização de serviços, o processo será devolvido para correção. [Etapa 06]

• Despacho fundamentado ao setor de compras [Despacho IFSertãoPE]

[FS-04]

CCFIN / CPAC

DPGRA

Realizar atualização da Matriz de Riscos da Gestão de Contratos

• Mapa de Riscos atualizada (Documento externo - Mapa)

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / setor técnico

/ DAP / CPAC

O processo será devolvido ao Ordenador de Despesas para as providências cabíveis, devidamente fundamentadas com os fatos ocorridos.

• Despacho fundamentado ao ordenador de despesas [Despacho IFSertãoPE]

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / setor técnico

/ DAP / CPAC

O fiscal ou a comissão de fiscalização deverá informar de forma fundamentada qual a desconformidade encontrada, dando- lhe prazo para providenciar os ajustes necessários. [Etapa 10].

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]

Etapa

Confeccionar o contrato (baseado no modelo disponível no site da AGU) e convocar o fornecedor para assiná-lo, após recebimento do termo de contrato assinado, colher assinaturas das testemunhas, e encaminhar ao Ordenador de Despesas para apreciação e assinatura do referido contrato

Na hipótese dos serviços solicitados não serem prestados no prazo determinado, nem na prorrogação (se houver) [FS 04]

Apreciar e assinar o termo de contrato;

Devolver o processo ao Setor de Contratos

• Contrato assinado (Documento externo - Contrato)

Devolver a via do fornecedor;

Publicar o extrato contratual no DOU

• E-mail
• Extrato de publicação (Documento Externo - Extrato)
• Despacho de encaminhamento solicitando designação de fiscal(is) [Despacho IFSertãoPE]

Designar fiscal ou comissão de fiscalização do contrato

• Portaria de designação[Portaria IFSertãoPE]; 
• Despacho para conhecimento e providências do DAP [Despacho IFSertãoPE]

• Despacho para conhecimento e providências do fiscal ou da comissão de fiscalização.[Despacho IFSertãoPE]

14

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / setor técnico

/ DAP / CPAC / CCFIN / DPGRA

Verificar a Matriz de Riscos da Gestão de Contratos e registrar as ocorrências dos riscos ao longo do contrato no SEI.

Havendo necessidade de atualização da Matriz de Riscos [FS 05]

• Despacho contendo a ocorrência dos riscos [Despacho IFSertãoPE].

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE];

• Ordem de Fornecimento [Licitação: Ordem de Fornecimento IFSertãoPE]

Interessado / DAP / CPAC / CGC / Coordenação de contratos

Receber provisoriamente os serviços e, após cumpridos os requisitos necessários, receber definitivamente.

Na hipótese dos serviços solicitados não serem executados no prazo determinado, nem na prorrogação (se houver) 

[FS 06].

Caso os serviços prestados estejam em desconformidade com o solicitado [FS 07]

• Termos de Recebimento [Licitação: Serviço Termo Receb. Provisório IFSert];
• IMR (Documento externo - Documento)
• [Licitação: Serviço Termo Receb. Definitivo IFSert];

• Nota Fiscal (Documento Externo - Nota Fiscal);

• Ateste da Nota Fiscal [Licitação: Ateste de Nota Fiscal IFSertãoPE];  

• Despacho de encaminhamento ao setor financeiro [Despacho IFSertãoPE]

Setor Financeiro /

CEFIN / CEOF

Ordenador de

despesas

(DG/PROAD)

• Ordem   Bancária   e   ordem   de pagamento (Documento externo - Ordem Bancária);

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE] 

Coordenação de contratos / CCC / CCFIN/ CGC / CPAC

Após a execução completa do objeto contratual ou do esgotamento do prazo acordado, elaborar relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, para ser utilizado como fonte de informações para contratações futuras.

Caso haja mais serviços a serem recebidos e o contrato encontre-se em plena vigência [FS 08]

• Relatório (Documento externo - Relatório)
• Despacho de encaminhamento ao DAP/PROAD [Despacho IFSertãoPE]

• E-mail/Ofício ao setor de planejamento[Ofício IFSertãoPE];

• Termo de encerramento [Termo de Encerramento de Processo IFSertãoPE]

Interessado / Setor Técnico / DAP / CPAC

• Despacho fundamentado ao ordenador de despesas[Despacho IFSertãoPE]

[FS-05]

CCFIN / CPAC

DPGRA

Realizar atualização da Matriz de Riscos da Gestão de Contratos

• Mapa de Riscos atualizada (Documento externo - Mapa)

Interessado / Setor Técnico / DAP / CPAC

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]

Interessado / Setor Técnico / DAP / CPAC

•  E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]