Fluxo de Instrução: Contratação - Aquisição - Participante IRP Interna

Etapa

Abrir processo no SEI!

[Contratação: Aquisição - Participante IRP Interna]

Obs.1.: Verificar a Classificação por assunto.

Solicitar da autorização da aquisição, justificando a real necessidade e o interesse público a ser atendido, descrevendo os itens para serem empenhados, conforme dados da licitação (Número do item, quantidade e unidade de fornecimento).

Encaminhar ao DAP/PROAD

• Ofício [Ofício IFSertãoPE]

“Relacionar” este processo de contratação com o da Licitação no SEI!, e encaminhar ao setor financeiro.

Obs.2: Clique aqui para verificar como relacionar o processo.

Caso não haja procedimento licitatório disponível para a aquisição [FS-01]

• Processo relacionado

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

Verificar se há dotação possível de ser utilizada para a referida aquisição, e, encaminhar ao DG / PROAD

• CONRAZÃO-SIAFI (Documento Externo - Documento);

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE].

Avaliar o interesse público a ser atendido junto à conjuntura das despesas da unidade e, caso concorde, naquele momento com a aquisição solicitada, declarar a disponibilidade orçamentária para a aquisição solicitada.

Encaminhar ao setor de compras

Caso não haja orçamento disponível para a aquisição ou caso os itens não possam ser adquiridos naquele momento [FS-02]

• Declaração de Disponibilidade Orçamentária[Declaração Orçamentária IFSertãoPE];

• Despacho de encaminhamento ao setor de compras[Despacho IFSertãoPE]

6

Minutar a autorização de empenho para a aquisição/contratação dos serviços, e, encaminhar para ratificação e assinatura do Reitor(a) ou Diretor do Campus e gestor financeiro (DAP/DOF).

• Minuta Autorização de Compras[Licitação: Formulário Autoriza Compra Serv IFSertão];

• Bloco de assinatura para o ordenador de despesas e setor Financeiro;

• Despacho de encaminhamento ao ordenador de despesas[Despacho IFSertãoPE].

7

Autorizar a aquisição.

Caso haja ajuste necessário a ser realizado na minuta da autorização de compras [FS 03].

• Assinatura da autorização de compras;

• Despacho de encaminhamento     ao setor financeiro [Despacho IFSertãoPE].

8

Emitir Nota de Empenho (instrumento equivalente ao contrato in casu)

Obs.3: Caso a Unidade opte por entrega parcelada, mediante Termo de Contrato, após esta Etapa 8, deverá seguir o Fluxo Complementar apresentado abaixo.

• Assinatura da autorização de compras;

• Nota de Empenho (Documento Externo - Nota de Empenho);

• Despacho de encaminhamento ao ordenador de despesas[Despacho IFSertãoPE]

9

Designar fiscal ou comissão de fiscalização para recebimento dos bens

• Portaria de designação[Portaria IFSertãoPE];

• Despacho para conhecimento e providências do fiscal ou da comissão de fiscalização[Despacho IFSertãoPE].

10

Encaminhar a Nota de Empenho ao fornecedor, contendo o prazo e as condições sucintas para a entrega, nos termos do instrumento convocatório, quando houver

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]

11

Receber provisoriamente os bens/serviços e, após cumpridos os requisitos necessários, receber definitivamente.

Na hipótese dos bens/serviços solicitados não serem entregues no prazo determinado, nem na prorrogação (se houver) 

[FS 04].

Caso os  bens/serviços recebidos estejam em desconformidade com o solicitado [FS 05]

Observação: Havendo valores patrimoniáveis ou complemento financeiro de bem patrimoniado, o Agente Fiscalizador ou o Gestor do Contrato também deve encaminhar este documento à área de patrimônio.

• Termo de Recebimento [Licitação: Aquisição Termo Receb. Definitivo IFSert], [Licitação: Aquisição Termo Receb. Provisório IFSert];

• Ateste da Nota Fiscal [Licitação: Ateste de Nota Fiscal IFSertãoPE];

• Despacho de encaminhamento ao setor financeiro [Despacho IFSertãoPE].

Setor Financeiro / CEFIN / CEOF

Ordenador de

despesas (DG/PROAD

Liquidar e   pagar   a despesa, encerrar o processo e encaminhar ao setor de arquivo.

• Ordem Bancária e ordem de pagamento (Documento externo - Ordem Bancária);

• Termo de encerramento;

• Despacho de encaminhamento ao setor arquivo [Despacho IFSertãoPE].

Informar ao solicitante justificadamente, as razões da impossibilidade da aquisição. [Etapa 02]

• Despacho em resposta ao solicitante [Despacho IFSertãoPE]

Caso não haja orçamento disponível para a aquisição ou caso os itens não possam ser adquiridos naquele momento, informar ao solicitante, mediante justificativa, as razões da impossibilidade da aquisição. [Etapa 03]

• Despacho com a Manifestação Administrativa [Despacho IFSertãoPE]

[FS-03]

Ordenador de despesas (DG/PROAD)

Caso haja ajuste necessário a ser realizado na minuta da autorização de compras, o processo será devolvido para correção. [Etapa 06]

• Despacho fundamentado ao setor de compras [Despacho IFSertãoPE]

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / setor técnico

/ DAP / CPAC

O processo será devolvido ao Ordenador de Despesas para as providências cabíveis, devidamente fundamentadas com os fatos ocorridos.

• Despacho fundamentado ao ordenador de despesas [Despacho IFSertãoPE]

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / setor técnico

/ DAP / CPAC

O fiscal ou a comissão de fiscalização deverá informar de forma fundamentada qual a desconformidade encontrada, dando- lhe prazo para providenciar os ajustes necessários. [Etapa 10].

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]

Etapa

Confeccionar o contrato (baseado no modelo disponível no site da AGU) e convocar o fornecedor para assiná-lo, após recebimento do termo de contrato assinado, colher assinaturas das testemunhas, e encaminhar ao Ordenador de Despesas para apreciação e assinatura do referido contrato

Na hipótese dos bens solicitados não serem entregues no prazo determinado, nem na prorrogação (se houver) [FS 04]

Apreciar e assinar o termo de contrato;

Devolver o processo ao Setor de Contratos

• Contrato assinado

Devolver a via do fornecedor;

Publicar o extrato contratual no DOU

• E-mail
• Extrato de publicação (Documento Externo - Extrato)
• Despacho de encaminhamento solicitando designação de fiscal(is) [Despacho IFSertãoPE]

Designar fiscal ou comissão de fiscalização para recebimento dos bens.

• Portaria de designação[Portaria IFSertãoPE]; 
• Despacho para conhecimento e providências do DAP [Despacho IFSertãoPE]

• Despacho para conhecimento e providências do fiscal ou da comissão de fiscalização.[Despacho IFSertãoPE]

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE];

• Ordem de Fornecimento [Licitação: Ordem de Fornecimento IFSertãoPE]

Interessado / DAP / CPAC / CGC / Coordenação de contratos

Receber provisoriamente os bens/serviços e, após cumpridos os requisitos necessários, receber definitivamente.

Na hipótese dos bens/serviços solicitados não serem entregues no prazo determinado, nem na prorrogação (se houver) 

[FS 04].

Caso os  bens/serviços recebidos estejam em desconformidade com o solicitado [FS 05]

Observação: Havendo valores patrimoniáveis ou complemento financeiro de bem patrimoniado, o Agente Fiscalizador ou o Gestor do Contrato também deve encaminhar este documento à área de patrimônio.

• Termos de Recebimento [Licitação: Aquisição Termo Receb. Provisório IFSert]; [Licitação: Aquisição Termo Receb. Definitivo IFSert];

• Nota Fiscal (Documento Externo - Nota Fiscal);

• Ateste da Nota Fiscal [Licitação: Ateste de Nota Fiscal IFSertãoPE];  

• Despacho de encaminhamento ao setor financeiro [Despacho IFSertãoPE]

Setor Financeiro /

CEFIN / CEOF

Ordenador de

despesas

(DG/PROAD)

• Ordem   Bancária   e   ordem   de pagamento (Documento externo - Ordem Bancária);

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE] 

Coordenação de contratos / CCC / CCFIN/ CGC / CPAC

Após a execução completa do objeto contratual ou do esgotamento do prazo acordado, elaborar relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, para ser utilizado como fonte de informações para aquisições futuras.

Caso haja mais bens/serviços a serem recebidos e o contrato encontre-se em plena vigência [FS 06]

• Relatório
• Despacho de encaminhamento ao DAP/PROAD [Despacho IFSertãoPE]

• E-mail/Ofício ao setor de planejamento[Ofício IFSertãoPE];

• Termo de encerramento [Termo de Encerramento de Processo IFSertãoPE]

Interessado / Setor Técnico / DAP / CPAC

• Despacho fundamentado ao ordenador de despesas[Despacho IFSertãoPE]

Interessado / Setor Técnico / DAP / CPAC

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]

Interessado / Setor Técnico / DAP / CPAC

•  E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]