Fluxo de Instrução: Contratação - Aquisição - Participante IRP Externa

Iniciar o processo no SEI! 

[Contratação: Aquisição - Participante IRP Externa]

Obs.1: Verificar a classificação por assunto

Solicitar autorização ao ordenador de despesas para a aquisição, informando da participação na IRP, justificando a real necessidade e o

interesse público a ser atendido com a referida aquisição, e, encaminhar ao DAP/PROAD.

Obs.2: Manter o processo aberto no setor.

• Ofício [Ofício IFSertãoPE]
• Despacho de Encaminhamento solicitando inserção do PCA-PGC [Despacho IFSertãoPE]

Inserir o relatório do PCA-PGC, em execução, com a devida demanda a ser contratada.

Caso a demanda não esteja prevista no PGC [FS-01]

• Relatório do PCA-PGC     (Documento externo - Relatório)

Indicar e enviar para os membros da equipe de planejamento da contratação Ciência para assinatura.

• Documento de Indicação dos membros para compor a equipe de planejamento da contratação (e-mail/despacho)
• Documento de Ciência do servidor(es) designado(s) [Licitação: Ciência Equipe Servidor IFSertãoPE]

Analisar Documentos e encaminhar a PROAD/DG

Obs.3: Manter Processo Aberto na DPGRA/DAP

• Despacho de encaminhamento solicitando a juntada dos documentos da etapa seguinte. [Despacho IFSertãoPE]

PROAD/DG

Emitir a Portaria da Equipe de Planejamento.

• Portaria da Equipe de Planejamento [Portaria IFSertãoPE]
• Despacho de Encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

Equipe de Planejamento (Integrante Técnico e Requisitante)

DPGRA

Realizar os Estudos Técnico Preliminar - ETP e publicar no Sistema ETP Digital 

• Estudo Técnico Preliminar Publicado no Sistema ETP Digital com anexos (Documento externo - Estudo)
• Certidão de elaboração e aprovação do ETP Digital  [Licitação: Certidão de Elaboração ETP IFSertãoPE]
• Blocos de assinaturas
• Despacho de Encaminhamento [Despacho IFSertãoPE

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Juntada de Documentos da licitação originária

• Edital e anexos (Documento externo - Edital),
• Ata do Pregão (Documento externo - Ata)
• Termo de Adjudicação (Documento externo - Adjudicação)
• Termo de Homologação (Documento externo - Homologação)
• Resultado por Fornecedor (Documento externo - Resultado)
• Proposta(s) vencedora(s) (Documento externo - Proposta)
• Ata de Registro de Preços assinadas pelo(s) fornecedor(es) (Documento externo - Ata de Registro de Preços)
• Documentos de Habilitação do(s) Fornecedor(es) (Documento externo - Documento).

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Solicitação da autorização da aquisição/contratação, por meio de Ofício, no qual seja(m) descrito(s) os itens para serem empenhados, conforme dados da licitação (Número do item, quantidade e unidade de fornecimento)

• Ofício solicitando o empenho [Ofício IFSertãoPE]

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Verificar se há dotação possível de ser utilizada para a referida aquisição, e, encaminhar ao DG /PROAD.

• CONRAZAO-SIAFI (Documento externo- Documento)
• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

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Avaliar o interesse público a ser atendido junto à conjuntura das despesas da unidade, e, caso concorde com a aquisição/contratação solicitada, declarar a disponibilidade orçamentária para a referida solicitação. Por fim, encaminhar ao setor de compras. 

• Declaração de Dotação Orçamentária [Declaração Orçamentária IFSertãoPE]
• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

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Elaborar a minuta da autorização de empenho para a contratação dos serviços, e, encaminhar para ratificação e assinatura do Reitor(a) ou Diretor do Campus e gestor financeiro (DAP/DOF)

• Documento de autorização de compras/contratação [Licitação: Formulário Autoriza Compra Serv IFSertão]
• Bloco de assinatura para o Reitor(a)/ Diretor(a)-Geral e Gestor Financeiro

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Autorizar da aquisição/contratação, por meio do bloco de assinatura, e devolver o bloco de assinatura

Caso haja ajuste necessário a ser realizado na minuta da autorização de compras [FS-02]. 

• Autorização de Compras assinada.

Após a assinatura do bloco pelo(a) ordenador(a), realizar despacho para o setor financeiro. 

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

Emissão de empenho e juntada aos autos.

Caso a demanda esteja na UASG da Reitoria [FS-03].

Obs.: Caso a Unidade opte por entrega imediata e integral, mediante Nota de Empenho como instrumento contratual, após esta Etapa 15, deverá seguir o Fluxo Complementar apresentado abaixo.

• Nota de Empenho (Documento externo - Nota de Empenho)
• Despacho de encaminhamento à coordenação de contratos [Despacho IFSertãoPE]

Confeccionar o contrato (baseado no modelo disponível no Edital e convocar o fornecedor para assiná-lo, após recebimento do termo de contrato assinado, colher assinaturas das testemunhas, e encaminhar ao Ordenador de Despesas para apreciação e assinatura do referido contrato.

• Termo de Contrato assinado digitalmente (Documento Externo - Contrato)
• E-mail / Ofício ao fornecedor
• Despacho de Encaminhamento à Autoridade máxima da unidade [Despacho IFSertãoPE]

Apreciar e assinar o termo de contrato;

Devolver o processo ao Setor de Contratos.

• Termo de contrato assinado.

Devolver a via do fornecedor;

Publicar o extrato contratual no DOU. 

• E-mail
• Extrato de publicação (Documento Externo - Extrato)
• Despacho de encaminhamento solicitando designação de fiscal(is) [Despacho IFSertãoPE]

Designar fiscal ou comissão de fiscalização para recebimento dos bens.

• Portaria de designação[Portaria IFSertãoPE]; 
• Despacho para conhecimento e providências do DAP [Despacho IFSertãoPE]

DAP / PROAD

Interessado / DAP / CPAC / CGC /

Coordenação de contratos

Encaminhar para conhecimento e providências do fiscal ou da comissão de fiscalização.

• Despacho para conhecimento e providências do fiscal ou da comissão de fiscalização.[Despacho IFSertãoPE]

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Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / DAP / CPAC / CGC /

Coordenação de contratos

Solicitar o fornecimento dos itens e acompanhar a execução do contrato junto ao fornecedor, observando,        entre outras coisas, o prazo e as condições de entrega dos bens, nos termos do instrumento convocatório.

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]
• Ordem de Fornecimento [Licitação: Ordem de Fornecimento IFSertãoPE]

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / DAP / CPAC / CGC / Coordenação de contratos

Receber provisoriamente os bens e, após cumpridos os requisitos necessários, receber definitivamente.

Na hipótese dos bens/serviços solicitados não serem entregues no prazo determinado, nem na prorrogação (se houver) [FS 05].

Caso os  bens/serviços recebidos estejam em desconformidade com o solicitado [FS 06]. 

Observação: Havendo valores patrimoniáveis ou complemento financeiro de bem patrimoniado, o Agente Fiscalizador ou o Gestor do Contrato também deve encaminhar este documento à área de patrimônio.

• Termos de Recebimento [Licitação: Aquisição Termo Receb. Definitivo IFSert], [Licitação: Aquisição Termo Receb. Provisório IFSert];
• Ateste da Nota Fiscal [Licitação: Ateste de Nota Fiscal IFSertãoPE]   
• Despacho de encaminhamento ao setor financeiro [Despacho IFSertãoPE]

Setor Financeiro /

CEFIN / CEOF

Ordenador de

despesas

(DG/PROAD)

Liquidar e  pagar  a despesa;

Encaminhar o processo para o Fiscal ou Comissão de Fiscalização. 

• Ordem   Bancária   e   ordem   de pagamento
• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE] 

Coordenação de contratos / CCC / CCFIN/ CGC / CPAC

Após a execução completa do objeto contratual ou do esgotamento do prazo acordado, elaborar relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, para ser utilizado como fonte de informações para aquisições futuras.

Caso haja mais bens a serem recebidos e o contrato se encontre em plena vigência [FS 07].

• Relatório
• Despacho de encaminhamento ao DAP/PROAD [Despacho IFSertãoPE]

Informar ao setor de planejamento acerca dos ajustes necessários para as aquisições futuras, e, ato contínuo arquivar o processo.

• E-mail/Ofício ao setor de planejamento[Ofício IFSertãoPE]
• Termo de encerramento [Termo de Encerramento de Processo IFSertãoPE]

Caso a demanda não esteja prevista no PGC, fazer a devida inclusão no PAC correspondente, mediante justificativa, devidamente aprovada pela Autoridade Competente.    [Etapa 03]

• Relatório do PCA-PGC

• Despacho fundamentado ao ordenador de despesas [Despacho IFSertãoPE]

Caso a demanda esteja na UASG da Reitoria, encaminhar e-mail à DOF para geração da Nota de Empenho [FS-04]

• E-mail

[FS-04]

Emitir Nota de Empenho e informar à Unidade. [Etapa 15]

• E-mail

[FS 05]

Interessado / setor técnico / DAP / CPac

O processo deverá ser devolvido ao  Ordenador de Despesas para as providências cabíveis, devidamente fundamentadas com os fatos ocorridos.

• Despacho fundamentado ao ordenador de despesas [Despacho IFSertãoPE]

[FS 06]

Interessado / setor técnico / DAP / CPac

 O fiscal ou a comissão de fiscalização deverá informar de forma fundamentada qual a desconformidade encontrada, dando- lhe prazo       para providenciar    os ajustes necessários. [Etapa 21]

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]

[FS 07]

Interessado / setor técnico / DAP / CPac

Continua  o acompanhamento da execução contratual. [Etapa 21]

•  E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / DAP / CPac

Solicitar o fornecimento dos itens e encaminhar a Nota de Empenho ao fornecedor, contendo o prazo e as condições sucintas para a entrega, nos termos do instrumento convocatório, quando houver

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]
• Nota de Empenho
• Ordem de Fornecimento [Licitação: Ordem de Fornecimento IFSertãoPE]

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / setor técnico / DAP / CPac

Receber provisoriamente os bens e, após cumpridos os requisitos necessários, receber definitivamente.

Na hipótese dos bens/serviços solicitados não serem entregues no prazo determinado, nem na prorrogação (se houver) [FS 05].

Caso os  bens/serviços recebidos estejam em desconformidade com o solicitado [FS 06]. 

Observação: Havendo valores patrimoniáveis ou complemento financeiro de bem patrimoniado, o Agente Fiscalizador ou o Gestor do Contrato também deve encaminhar este documento à área de patrimônio.

• Termos de Recebimento [Licitação: Aquisição Termo Receb. Provisório IFSert], [Licitação: Aquisição Termo Receb. Definitivo IFSert];

• Nota(s) Fiscal(is) (Documento Externo - Nota Fiscal);

• Ateste da Nota Fiscal [Licitação: Ateste de Nota Fiscal IFSertãoPE]

• Despacho de encaminhamento ao setor financeiro [Despacho IFSertãoPE]

Setor Financeiro /

CEFin / CEOF

Ordenador de

despesas

(DG/PROAD)

Liquidar e   pagar   a despesa, encerrar o processo e encaminhar ao setor de arquivo.

• Ordem   Bancária   e   ordem   de pagamento;

• Termo de encerramento [Termo de Encerramento de Processo IFSertãoPE];

• Despacho de encaminhamento ao setor arquivo [Despacho IFSertãoPE].

 Na hipótese dos bens solicitados         não serem entregues no prazo determinado, nem na prorrogação do mesmo (se houver), o processo será       devolvido ao  Ordenador de Despesas para as providências cabíveis, devidamente fundamentadas com os fatos ocorridos.

• Despacho fundamentado ao ordenador de despesas[Despacho IFSertãoPE]

Caso os bens recebidos estejam em desconformidade com o solicitado, o fiscal ou a comissão de   fiscalização deverá informar de forma fundamentada qual a desconformidade encontrada, dando- lhe prazo       para providenciar    os ajustes necessários. [Etapa 16]

• E-mail / Ofício[Ofício IFSertãoPE]