Fluxograma para Pagamento de Bolsas por Edital

Coordenação ligada diretamente a Diretoria ou Departamento responsável pela bolsa

Abertura do processo no SEI. 

Tipo de processo: Pagamento: Bolsa e Auxílio Estudantil

Classificação de assunto: 024.51 RELAÇÃO COM INSTITUIÇÕES DE ENSINO E AGENTES DE INTEGRAÇÃO

Nível de acesso: Público

Coordenação ligada diretamente a Diretoria ou Departamento responsável pela bolsa

Elaborar ofício destinado ao Diretor(a)-Geral, com o seguinte teor:

• Justificar a necessidade do pagamento;
• Solicitar a reserva orçamentária, conforme valor pré-definido no CONCAMPUS ou Edital;
• Em caso de pagamento de bolsa de pesquisa e extensão, justificar a base legal.

Coordenação ligada diretamente a Diretoria ou Departamento responsável pela bolsa

Anexar no processo a documentação do Edital e os resultados.

• Edital;
• Homologação do resultado;
• Lista dos alunos homologados.

Fluxo Secundário:

Caso o processo de origem tenha sido realizado no SEI, não é necessário anexar os documentos acima, mas deverá seguir a etapa [FS–01] de  relacionamento de processo.

• Edital (Documento externo em PDF do tipo Edital);

• Homologação do resultado (Documento externo em PDF do tipo Homologação);

• Lista de alunos homologados (Documento externo em PDF do tipo Lista).

Coordenação ligada diretamente a Diretoria ou Departamento responsável pela bolsa

Encaminhar o processo à Direção-Geral

• Despacho de Encaminhamento ao DG [Despacho IFSertãoPE]

DG

DAP

Avaliar o interesse público a ser atendido junto à conjuntura da Unidade, em caso de concordância, dar encaminhamento ao DAP para consulta de Crédito Disponível.

• Despacho de Encaminhamento ao DG [Despacho IFSertãoPE]

DAP

Setor Financeiro

Consultar a razão contábil, para verificação do Crédito e dotação disponível para a despesa.

• CONRAZÃO-SIAFI (Documento Externo em PDF do tipo Documento)

DAP

Setor Financeiro

Havendo disponibilidade, elaborar a Declaração Orçamentária e a Minuta da Autorização da Despesa. Após isso, assinar e encaminhar Bloco de Assinatura ao Diretor(a)-Geral.

Fluxo Secundário:
Caso não tenha disponibilidade orçamentária, deve seguir a etapa [FS – 02].

• Declaração de Disponibilidade Orçamentária [Declaração Orçamentária IFSertãoPE];

• Formulário de autorização da despesa [Despesa: Formulário Autorização de Despesa IFSertãoPE]

DG

Deliberar quanto a disponibilidade e a autorização do pagamento, assim, assinando os documentos no(s) Bloco(s) de Assinatura encaminhados na Etapa anterior. Devolver, após assinatura,  o(s)  bloco(s).

DAP

Verificar as assinaturas e encaminhar ao Setor Financeiro para Empenho.

• Despacho de Encaminhamento ao DG [Despacho IFSertãoPE]

Setor Financeiro /CEFIN /
CEOF/COFIN

Realizar a emissão da Nota de Empenho e comunicar, via despacho, ao setor demandante especializado.

OBS.: Quando do envio, marcar a opção manter processo aberto na Unidade.

• Nota de empenho (Documento Externo em PDF do tipo Nota de Empenho)

• Despacho de Encaminhamento ao DG [Despacho IFSertãoPE]

CGEX/CPIP/DEPPAE/DENS/COEXT/CPIP

Emitir despacho, mensalmente, ao Setor Financeiro, para pagamento dos Bolsistas, junto com o Formulário de  Pagamento de Bolsa, enquanto durar a vigência do edital.

OBS.: O Formulário deve ficar como nível de acesso Restrito, em função dos dados pessoais e bancários dos bolsistas.

• Formulário de Solicitação de Pagamento de Bolsas (Documento Externo em PDF do tipo Formulário)

  <Modelo do Formulário>

• Despacho de Encaminhamento ao DG [Despacho IFSertãoPE]

Setor Financeiro /CEFIN /

CEOF/COFIN

Efetuar o Pagamento:

• Cadastrar os credores ou atualização de dados (quando necessário);
• Emitir Lista de Credores;
• Realizar Liquidação;
• Realizar Pagamento;
• Verificar o processamento das OB´s.

Após isso, comunicar ao setor especializado.

Fluxo Secundário:
Caso ocorra cancelamento de OB, seguir a etapa [FS – 03].

OBS.: Se os documentos gerados possuírem os dados pessoais e bancários dos bolsistas, o nível de acesso deverá ser Restrito.

• Recibo de Pagamento e Ordem Bancária (Documento Externo em PDF dos tipos Recibo e Ordem Bancária, respectivamente)

• Despacho de Encaminhamento ao DG [Despacho IFSertãoPE]

CGEX/CPIP/DEPPAE/DENS/COEXT/CPIP

Verificar a comunicação de pagamento e informar ao Setor Financeiro, após o encerramento da vigência do edital, se há pendências de pagamento.

OBS.: O setor demandante, identificando que há bolsa pendente de pagamento, deverá  apresentar as justificativas para manutenção do saldo de empenho e as razões pelas quais ainda não apresentou a solicitação do pagamento.

• Ofício [Ofício: IFSertãoPE]

Setor Financeiro /CEFIN /

CEOF/COFIN

Caso haja pendência de pagamento, verificar se foram apresentadas as justificativas necessárias e se há saldo, conforme informado. 

Caso não haja pendência, anular os possíveis saldos, elaborar termo de encerramento de processo  e concluir o processo na Unidade.

• Termo de encerramento de processo [Termo de Encerramento de Processo (IFSertãoPE)]

• Concluir o Processo.

FS-01

DE/ DEPPI/ DEPPAE/

DENS/COEXT/CPIP

Relacionar o Processo no SEI.

OBS.: Clique aqui para verificar como relacionar o processo.

Relacionar Processo e voltar para [Etapa 4].

FS-02

DAP

DG

Informar sobre a indisponibilidade orçamentária ao setor demandante; e encaminhar ao referido setor mantendo o processo aberto na DAP/DG.

OBS.: Na ocorrência de chegada de recurso orçamentário, deve-se retornar a [Etapa 7].

• Despacho de Encaminhamento ao DG [Despacho IFSertãoPE]

FS-03

Setor Financeiro/ CEFIN/

CEOF/ COFIN

Encaminhar despacho ao setor demandante, informando as OB’s canceladas e seus respectivos beneficiários, solicitando as informações corretas. 

• Despacho de Encaminhamento ao DG [Despacho IFSertãoPE]

FS-04

Setor Demandante

Verificar a solicitação do FS-03; e responder a solicitação com as informações corretas.

• Despacho de Encaminhamento ao DG [Despacho IFSertãoPE]

FS-05

Setor Financeiro/ CEFIN/

CEOF/ COFIN

Verificar as informações encaminhadas, conforme [FS-04]; regularizar o pagamento e informar ao setor demandante.

Após isso retorna a [Etapa 13].

• Despacho de Encaminhamento ao DG [Despacho IFSertãoPE]