Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (DGTI)

Fluxograma para Pagamento de Bolsas por Edital

Informações necessárias:

Recomenda-se que o processo seja aberto com o prazo mínimo de 45 dias de antecedência do pagamento da Bolsa;

- O prazo mínimo de antecedência estipulado visa garantir o pagamento dentro do prazo de vencimento, tendo em vista o prazo entre empenho, liquidação, recebimento de recurso financeiro e o efetivo pagamento;

- Os documentos apresentados entre colchetes  ( [ ] ) representam os documentos internos com modelos disponibilizados no SEI;

- As etapas sinalizadas na cor verde correspondem ao Fluxo Básico do processo, e as etapas sinalizadas na cor azul representam o Fluxo Secundário, ou seja, as ações que representam exceções ao fluxo básico.

-O Setor responsável pela ação poderá variar em função da estrutura do campus, sendo assim, consta em fluxo o rol de possíveis setores de forma exemplificativa. 

Etapa

Responsável pela ação

Auxilia na ação

Ação

Documento

01

DE/ DEPPI/ DEPPAE/ DENS/COEXT/CPIP

Coordenação ligada diretamente a Diretoria ou Departamento responsável pela bolsa

Abertura do processo no SEI. 

Tipo de processo: Pagamento: Bolsa e Auxílio Estudantil

Classificação de assunto: 024.51 RELAÇÃO COM INSTITUIÇÕES DE ENSINO E AGENTES DE INTEGRAÇÃO

Nível de acesso: Público

 
02

DE/ DEPPI/ DEPPAE/ DENS/COEXT/CPIP

Coordenação ligada diretamente a Diretoria ou Departamento responsável pela bolsa

Elaborar ofício destinado ao Diretor(a)-Geral, com o seguinte teor:

  • Justificar a necessidade do pagamento;
  • Solicitar a reserva orçamentária, conforme valor pré-definido no CONCAMPUS ou Edital;
  • Em caso de pagamento de bolsa de pesquisa e extensão, justificar a base legal.
  • Ofício [Ofício: IFSertãoPE]
03

DE/ DEPPI/ DEPPAE/ DENS/COEXT/CPIP

Coordenação ligada diretamente a Diretoria ou Departamento responsável pela bolsa

Anexar no processo a documentação do Edital e os resultados.

  • Edital;
  • Homologação do resultado;
  • Lista dos alunos homologados.

Fluxo Secundário:

Caso o processo de origem tenha sido realizado no SEI, não é necessário anexar os documentos acima, mas deverá seguir a etapa [FS–01] de  relacionamento de processo.

  • Edital (Documento externo em PDF do tipo Edital);
  • Homologação do resultado (Documento externo em PDF do tipo Homologação);
  • Lista de alunos homologados (Documento externo em PDF do tipo Lista).
04

DE/ DEPPI/ DEPPAE/ DENS/COEXT/CPIP

Coordenação ligada diretamente a Diretoria ou Departamento responsável pela bolsa

Encaminhar o processo à Direção-Geral

  • Despacho de Encaminhamento ao DG [Despacho IFSertãoPE]
05

DG

DAP

Avaliar o interesse público a ser atendido junto à conjuntura da Unidade, em caso de concordância, dar encaminhamento ao DAP para consulta de Crédito Disponível.

  • Despacho de Encaminhamento ao DG [Despacho IFSertãoPE]
06

DAP

Setor Financeiro

Consultar a razão contábil, para verificação do Crédito e dotação disponível para a despesa.

  • CONRAZÃO-SIAFI (Documento Externo em PDF do tipo Documento)
07

DAP

Setor Financeiro

Havendo disponibilidade, elaborar a Declaração Orçamentária e a Minuta da Autorização da Despesa. Após isso, assinar e encaminhar Bloco de Assinatura ao Diretor(a)-Geral.


Fluxo Secundário:
Caso não tenha disponibilidade orçamentária, deve seguir a etapa [FS – 02].

  • Declaração de Disponibilidade Orçamentária [Declaração Orçamentária IFSertãoPE];
  • Formulário de autorização da despesa [Despesa: Formulário Autorização de Despesa IFSertãoPE]

 

08

DG

 

Deliberar quanto a disponibilidade e a autorização do pagamento, assim, assinando os documentos no(s) Bloco(s) de Assinatura encaminhados na Etapa anterior. Devolver, após assinatura,  o(s)  bloco(s).


 

09

DAP

 

Verificar as assinaturas e encaminhar ao Setor Financeiro para Empenho.

  • Despacho de Encaminhamento ao DG [Despacho IFSertãoPE]
10

Setor Financeiro /CEFIN /
CEOF/COFIN

 

Realizar a emissão da Nota de Empenho e comunicar, via despacho, ao setor demandante especializado.

 

OBS.: Quando do envio, marcar a opção manter processo aberto na Unidade.

  • Nota de empenho (Documento Externo em PDF do tipo Nota de Empenho)
  • Despacho de Encaminhamento ao DG [Despacho IFSertãoPE]
11

CGEX/CPIP/DEPPAE/DENS/COEXT/CPIP

 

Emitir despacho, mensalmente, ao Setor Financeiro, para pagamento dos Bolsistas, junto com o Formulário de  Pagamento de Bolsa, enquanto durar a vigência do edital.

 

OBS.: O Formulário deve ficar como nível de acesso Restrito, em função dos dados pessoais e bancários dos bolsistas.

  • Formulário de Solicitação de Pagamento de Bolsas (Documento Externo em PDF do tipo Formulário)

    <Modelo do Formulário>

  • Despacho de Encaminhamento ao DG [Despacho IFSertãoPE]
12

Setor Financeiro /CEFIN /

CEOF/COFIN

 

Efetuar o Pagamento:

  • Cadastrar os credores ou atualização de dados (quando necessário);
  • Emitir Lista de Credores;
  • Realizar Liquidação;
  • Realizar Pagamento;
  • Verificar o processamento das OB´s.

Após isso, comunicar ao setor especializado.

 

Fluxo Secundário:
Caso ocorra cancelamento de OB, seguir a etapa [FS – 03].


OBS.: Se os documentos gerados possuírem os dados pessoais e bancários dos bolsistas, o nível de acesso deverá ser Restrito.

  • Recibo de Pagamento e Ordem Bancária (Documento Externo em PDF dos tipos Recibo e Ordem Bancária, respectivamente)
  • Despacho de Encaminhamento ao DG [Despacho IFSertãoPE]
13

CGEX/CPIP/DEPPAE/DENS/COEXT/CPIP

 

Verificar a comunicação de pagamento e informar ao Setor Financeiro, após o encerramento da vigência do edital, se há pendências de pagamento.



OBS.: O setor demandante, identificando que há bolsa pendente de pagamento, deverá  apresentar as justificativas para manutenção do saldo de empenho e as razões pelas quais ainda não apresentou a solicitação do pagamento.

  • Ofício [Ofício: IFSertãoPE]
14

Setor Financeiro /CEFIN /

CEOF/COFIN

 

Caso haja pendência de pagamento, verificar se foram apresentadas as justificativas necessárias e se há saldo, conforme informado. 

Caso não haja pendência, anular os possíveis saldos, elaborar termo de encerramento de processo  e concluir o processo na Unidade.

  • Termo de encerramento de processo [Termo de Encerramento de Processo (IFSertãoPE)]

 

  • Concluir o Processo.

FS-01

DE/ DEPPI/ DEPPAE/

DENS/COEXT/CPIP

 

Relacionar o Processo no SEI.


OBS.: Clique aqui para verificar como relacionar o processo.

Relacionar Processo e voltar para [Etapa 4].

FS-02

DAP

DG

Informar sobre a indisponibilidade orçamentária ao setor demandante; e encaminhar ao referido setor mantendo o processo aberto na DAP/DG.


OBS.: Na ocorrência de chegada de recurso orçamentário, deve-se retornar a [Etapa 7].

  • Despacho de Encaminhamento ao DG [Despacho IFSertãoPE]

 

FS-03

Setor Financeiro/ CEFIN/

CEOF/ COFIN

 

Encaminhar despacho ao setor demandante, informando as OB’s canceladas e seus respectivos beneficiários, solicitando as informações corretas. 



  • Despacho de Encaminhamento ao DG [Despacho IFSertãoPE]

 




FS-04

Setor Demandante

 

Verificar a solicitação do FS-03; e responder a solicitação com as informações corretas.

  • Despacho de Encaminhamento ao DG [Despacho IFSertãoPE]

FS-05

Setor Financeiro/ CEFIN/

CEOF/ COFIN

 

Verificar as informações encaminhadas, conforme [FS-04]; regularizar o pagamento e informar ao setor demandante.


Após isso retorna a [Etapa 13].

  • Despacho de Encaminhamento ao DG [Despacho IFSertãoPE]