Fluxo de Instrução: Contratação - Soluções de TIC - Participante IRP Interna (Baseado na Instrução Normativa SGD/ME nº 1, de 4 de abril de 2019)

Abrir o processo no SEI! 

[Contratação: Soluções de  TIC - Participante IRP Interna]

Obs.1: Verificar a Classificação por assunto.

Solicitação da autorização da aquisição/contratação, por meio de Ofício, no qual seja(m) descrito(s) os itens para serem empenhados, conforme dados da licitação (Número do item, quantidade e unidade de fornecimento)

• Ofício solicitando o empenho [Ofício IFSertãoPE]

“Relacionar” este processo de contratação com o da Licitação no SEI!, e encaminhar ao setor financeiro 

Obs.2: Clique aqui para verificar como relacionar o processo.

Caso não haja procedimento licitatório disponível para a aquisição/contratação [FS 01]

• Processo relacionado

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

Verificar se há dotação possível de ser utilizada para a referida aquisição/contratação, e, encaminhar ao DG /PROAD.

• CONRAZAO-SIAFI (Documento externo - Documento)

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

Avaliar o interesse público a ser atendido junto à conjuntura das despesas da unidade e, caso concorde naquele momento com a aquisição/contratação solicitada, declarar a disponibilidade orçamentária para a aquisição/contratação solicitada, e, encaminhar ao setor de compras.

Caso não haja orçamento disponível para a aquisição/contratação ou caso os itens não possam ser adquiridos naquele momento [FS 02].

• Declaração de Dotação Orçamentária [Declaração Orçamentária IFSertãoPE]
• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

6

Minutar a autorização de empenho para a aquisição/contratação dos serviços, e, encaminhar para ratificação e assinatura do Reitor(a) ou Diretor do Campus e gestor financeiro (DAP/DOF)

• Documento de autorização de compras/contratação [Licitação: Formulário Autoriza Compra Serv IFSertão]
• Bloco de assinatura para o Reitor(a)/ Diretor(a)-Geral e Gestor Financeiro

7

Autorizar da aquisição/contratação.

Caso haja ajuste necessário a ser realizado na minuta da autorização de compras [FS 03].

• Assinatura da autorização de compras
• Devolução do Bloco de Assinatura

8

Após a assinatura do bloco pelo(a) ordenador(a), realizar despacho para o setor financeiro 

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

9

Emissão de empenho e juntada aos autos. 

Caso a demanda esteja na UASG da Reitoria [FS-04].

• Nota de Empenho (Documento externo  - Nota de Empenho)
• Despacho de encaminhamento à coordenação de contratos [Despacho IFSertãoPE]

10

Confeccionar o contrato (baseado no modelo disponível no Edital e convocar o fornecedor para assiná-lo, após recebimento do termo de contrato assinado, colher assinaturas das testemunhas, e encaminhar ao Ordenador de Despesas para apreciação e assinatura do referido contrato.

Obs.: Recomenda-se a verificação junto ao setor de TIC sobre a necessidade de encaminhamento ou não do Termo de Compromisso de Manutenção de Sigilo e Termo de Ciência, conforme modelos padronizados da IN 01/2019/SGD"<https://www.gov.br/governodigital/pt-br/contratacoes/templates-e-listas-de-verificacao>

• Termo de Contrato assinado digitalmente (Documento Externo  - Contrato)
• E-mail / Ofício ao fornecedor
• Despacho de Encaminhamento à Autoridade máxima da unidade [Despacho IFSertãoPE]

11

Apreciar e assinar o termo de contrato;

Devolver o processo ao Setor de Contratos

• Contrato assinado.

Devolver a via do fornecedor;

Publicar o extrato contratual no DOU. 

• E-mail
• Extrato de publicação (Documento Externo - Extrato)
• Despacho de encaminhamento solicitando designação de fiscal(is) [Despacho IFSertãoPE]

Designar comissão de fiscalização para recebimento dos bens/serviços

• Portaria de designação[Portaria IFSertãoPE]; 
• Despacho para conhecimento e providências do DAP [Despacho IFSertãoPE]

14

DAP / PROAD

Interessado / DAP / CPAC / CGC /

Coordenação de contratos

Encaminhar para conhecimento e providências da comissão de fiscalização.

• Despacho para conhecimento e providências do fiscal ou da comissão de fiscalização.[Despacho IFSertãoPE]

Solicitar o fornecimento dos itens e acompanhar a execução do contrato junto ao fornecedor, observando, entre outras coisas, o prazo e as condições de entrega dos  bens/serviços, nos termos do instrumento convocatório.

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE];

• Modelo de Ordem de Fornecimento [Licitação: TIC Ordem de Fornecimento IFSertãoPE]

Comissão de Fiscalização

Interessado / DAP / CPAC / CGC / Coordenação de contratos

Receber provisoriamente os bens/serviços e, após cumpridos os requisitos necessários, receber definitivamente.

Na hipótese dos bens/serviços solicitados não serem entregues no prazo determinado, nem na prorrogação (se houver) [FS 06].

Caso os  bens/serviços recebidos estejam em desconformidade com o solicitado [FS 07]. 

Observação: Havendo valores patrimoniáveis ou complemento financeiro de bem patrimoniado, o Agente Fiscalizador ou o Gestor do Contrato também deve encaminhar este documento à área de patrimônio.

• Clique aqui para acessar os modelos dos documentos da fiscalização de contrato, elaborados de acordo com a IN SG/ME nº1, de 2019.  (Documento externo - Termo);

• Nota Fiscal (Documento Externo - Nota Fiscal).

Setor Financeiro /

CEFIN / CEOF

Ordenador de

despesas

(DG/PROAD)

Liquidar e  pagar   a despesa.

• Ordem   Bancária   e   ordem   de pagamento;

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE] 

Comissão de Fiscalização

Coordenação de contratos / CCC / CCFIN/ CGC / CPAC

Após a execução completa do objeto contratual ou do esgotamento do prazo acordado, elaborar relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, para ser utilizado como fonte de informações para aquisições futuras.

Caso haja mais bens/serviços a serem recebidos e o contrato encontre-se em plena vigência [FS 08].

• Relatório (Documento externo - Relatório);

• Despacho de encaminhamento ao DAP/PROAD [Despacho IFSertãoPE].

DAP/PROAD

Informar ao setor de planejamento acerca dos ajustes necessários para as aquisições futuras, e, ato contínuo arquivar o processo.

• E-mail/Ofício ao setor de planejamento[Ofício IFSertãoPE];

• Termo de encerramento [Termo de Encerramento de Processo IFSertãoPE]

Informar ao solicitante justificadamente, as razões da impossibilidade da aquisição/contratação. [Etapa 02]

• Despacho em resposta ao solicitante [Despacho IFSertãoPE]

Informar ao solicitante, mediante justificativa, as razões da impossibilidade da aquisição/contratação. [Etapa 03]

• Despacho com a Manifestação Administrativa [Despacho IFSertãoPE]

O processo será devolvido para correção. [Etapa 06]

• Despacho fundamentado ao setor de compras [Despacho IFSertãoPE]

Setor

Financeiro /

CEFin / CEOF

Encaminhar e-mail à DOF para geração da Nota de Empenho [FS-05]

• E-mail

DOF

Emitir Nota de Empenho e informar à Unidade. [Etapa 9]

• E-mail

Comissão de Fiscalização

O processo deverá ser devolvido ao  Ordenador de Despesas para as providências cabíveis, devidamente fundamentadas com os fatos ocorridos.

• Despacho fundamentado ao ordenador de  despesas [Despacho IFSertãoPE]

Comissão de Fiscalização

O fiscal ou a comissão de fiscalização deverá informar de forma fundamentada qual a desconformidade encontrada, dando- lhe prazo       para providenciar    os ajustes necessários. [Etapa 15]

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]

[FS-08]

Comissão de Fiscalização

Continua  o acompanhamento da execução contratual. [Etapa 15]

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE