Iniciar o processo no SEI! 

[Contratação: Aquisição - Participante IRP Externa]

Obs.1: Verificar a classificação por assunto

Solicitar autorização ao ordenador de despesas para a aquisição, informando da participação na IRP, justificando a real necessidade e o

interesse público a ser atendido com a referida aquisição, e, encaminhar ao DAP/PROAD.

Obs.2: Manter o processo aberto no setor.

• Ofício [Ofício IFSertãoPE]
• Despacho de Encaminhamento solicitando inserção do PCA-PGC [Despacho IFSertãoPE]

Inserir o relatório do PCA-PGC, em execução, com a devida demanda a ser contratada.

Caso a demanda não esteja prevista no PGC [FS-01]

• Relatório do PCA-PGC     (Documento externo - Relatório)

Indicar e enviar para os membros da equipe de planejamento da contratação Ciência para assinatura.

• Documento de Indicação dos membros para compor a equipe de planejamento da contratação (e-mail/despacho)
• Documento de Ciência do servidor(es) designado(s) [Licitação: Ciência Equipe Servidor IFSertãoPE]

Analisar Documentos e encaminhar a PROAD/DG

Obs.3: Manter Processo Aberto na DPGRA/DAP

• Despacho de encaminhamento solicitando a juntada dos documentos da etapa seguinte. [Despacho IFSertãoPE]

PROAD/DG

Emitir a Portaria da Equipe de Planejamento.

• Portaria da Equipe de Planejamento [Portaria IFSertãoPE]
• Despacho de Encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

Equipe de Planejamento (Integrante Técnico e Requisitante)

DPGRA

Realizar os Estudos Técnico Preliminar - ETP e publicar no Sistema ETP Digital 

• Estudo Técnico Preliminar Publicado no Sistema ETP Digital com anexos (Documento externo - Estudo)
• Certidão de elaboração e aprovação do ETP Digital  [Licitação: Certidão de Elaboração ETP IFSertãoPE]
• Blocos de assinaturas
• Despacho de Encaminhamento [Despacho IFSertãoPE

8

Juntada de Documentos da licitação originária

• Edital e anexos (Documento externo - Edital),
• Ata do Pregão (Documento externo - Ata)
• Termo de Adjudicação (Documento externo - Adjudicação)
• Termo de Homologação (Documento externo - Homologação)
• Resultado por Fornecedor (Documento externo - Resultado)
• Proposta(s) vencedora(s) (Documento externo - Proposta)
• Ata de Registro de Preços assinadas pelo(s) fornecedor(es) (Documento externo - Ata de Registro de Preços)
• Documentos de Habilitação do(s) Fornecedor(es) (Documento externo - Documento).

9

Solicitação da autorização da aquisição/contratação, por meio de Ofício, no qual seja(m) descrito(s) os itens para serem empenhados, conforme dados da licitação (Número do item, quantidade e unidade de fornecimento)

• Ofício solicitando o empenho [Ofício IFSertãoPE]

10

Verificar se há dotação possível de ser utilizada para a referida aquisição, e, encaminhar ao DG /PROAD.

• CONRAZAO-SIAFI (Documento externo- Documento)
• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

11

Avaliar o interesse público a ser atendido junto à conjuntura das despesas da unidade, e, caso concorde com a aquisição/contratação solicitada, declarar a disponibilidade orçamentária para a referida solicitação. Por fim, encaminhar ao setor de compras. 

• Declaração de Dotação Orçamentária [Declaração Orçamentária IFSertãoPE]
• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

12

Elaborar a minuta da autorização de empenho para a contratação dos serviços, e, encaminhar para ratificação e assinatura do Reitor(a) ou Diretor do Campus e gestor financeiro (DAP/DOF)

• Documento de autorização de compras/contratação [Licitação: Formulário Autoriza Compra Serv IFSertão]
• Bloco de assinatura para o Reitor(a)/ Diretor(a)-Geral e Gestor Financeiro

13

Autorizar da aquisição/contratação, por meio do bloco de assinatura, e devolver o bloco de assinatura

Caso haja ajuste necessário a ser realizado na minuta da autorização de compras [FS-02]. 

• Autorização de Compras assinada.

Após a assinatura do bloco pelo(a) ordenador(a), realizar despacho para o setor financeiro. 

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

Emissão de empenho e juntada aos autos.

Caso a demanda esteja na UASG da Reitoria [FS-03].

Obs.: Caso a Unidade opte por entrega imediata e integral, mediante Nota de Empenho como instrumento contratual, após esta Etapa 15, deverá seguir o Fluxo Complementar apresentado abaixo.

• Nota de Empenho (Documento externo - Nota de Empenho)
• Despacho de encaminhamento à coordenação de contratos [Despacho IFSertãoPE]

Confeccionar o contrato (baseado no modelo disponível no Edital e convocar o fornecedor para assiná-lo, após recebimento do termo de contrato assinado, colher assinaturas das testemunhas, e encaminhar ao Ordenador de Despesas para apreciação e assinatura do referido contrato.

• Termo de Contrato assinado digitalmente (Documento Externo - Contrato)
• E-mail / Ofício ao fornecedor
• Despacho de Encaminhamento à Autoridade máxima da unidade [Despacho IFSertãoPE]

Apreciar e assinar o termo de contrato;

Devolver o processo ao Setor de Contratos.

• Termo de contrato assinado.

Devolver a via do fornecedor;

Publicar o extrato contratual no DOU. 

• E-mail
• Extrato de publicação (Documento Externo - Extrato)
• Despacho de encaminhamento solicitando designação de fiscal(is) [Despacho IFSertãoPE]

Designar fiscal ou comissão de fiscalização para recebimento dos bens.

• Portaria de designação[Portaria IFSertãoPE]; 
• Despacho para conhecimento e providências do DAP [Despacho IFSertãoPE]

DAP / PROAD

Interessado / DAP / CPAC / CGC /

Coordenação de contratos

Encaminhar para conhecimento e providências do fiscal ou da comissão de fiscalização.

• Despacho para conhecimento e providências do fiscal ou da comissão de fiscalização.[Despacho IFSertãoPE]

21

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / DAP / CPAC / CGC /

Coordenação de contratos

Solicitar o fornecimento dos itens e acompanhar a execução do contrato junto ao fornecedor, observando,        entre outras coisas, o prazo e as condições de entrega dos bens, nos termos do instrumento convocatório.

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]
• Ordem de Fornecimento [Licitação: Ordem de Fornecimento IFSertãoPE]

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / DAP / CPAC / CGC / Coordenação de contratos

Receber provisoriamente os bens e, após cumpridos os requisitos necessários, receber definitivamente.

Na hipótese dos bens/serviços solicitados não serem entregues no prazo determinado, nem na prorrogação (se houver) [FS 05].

Caso os  bens/serviços recebidos estejam em desconformidade com o solicitado [FS 06]. 

Observação: Havendo valores patrimoniáveis ou complemento financeiro de bem patrimoniado, o Agente Fiscalizador ou o Gestor do Contrato também deve encaminhar este documento à área de patrimônio.

• Termos de Recebimento [Licitação: Aquisição Termo Receb. Definitivo IFSert], [Licitação: Aquisição Termo Receb. Provisório IFSert];
• Ateste da Nota Fiscal [Licitação: Ateste de Nota Fiscal IFSertãoPE]   
• Despacho de encaminhamento ao setor financeiro [Despacho IFSertãoPE]

Setor Financeiro /

CEFIN / CEOF

Ordenador de

despesas

(DG/PROAD)

Liquidar e  pagar  a despesa;

Encaminhar o processo para o Fiscal ou Comissão de Fiscalização. 

• Ordem   Bancária   e   ordem   de pagamento
• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE] 

Coordenação de contratos / CCC / CCFIN/ CGC / CPAC

Após a execução completa do objeto contratual ou do esgotamento do prazo acordado, elaborar relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, para ser utilizado como fonte de informações para aquisições futuras.

Caso haja mais bens a serem recebidos e o contrato se encontre em plena vigência [FS 07].

• Relatório
• Despacho de encaminhamento ao DAP/PROAD [Despacho IFSertãoPE]

Informar ao setor de planejamento acerca dos ajustes necessários para as aquisições futuras, e, ato contínuo arquivar o processo.

• E-mail/Ofício ao setor de planejamento[Ofício IFSertãoPE]
• Termo de encerramento [Termo de Encerramento de Processo IFSertãoPE]

Caso a demanda não esteja prevista no PGC, fazer a devida inclusão no PAC correspondente, mediante justificativa, devidamente aprovada pela Autoridade Competente.    [Etapa 03]

• Relatório do PCA-PGC

• Despacho fundamentado ao ordenador de despesas [Despacho IFSertãoPE]

Caso a demanda esteja na UASG da Reitoria, encaminhar e-mail à DOF para geração da Nota de Empenho [FS-04]

• E-mail

[FS-04]

Emitir Nota de Empenho e informar à Unidade. [Etapa 15]

• E-mail

[FS 05]

Interessado / setor técnico / DAP / CPac

O processo deverá ser devolvido ao  Ordenador de Despesas para as providências cabíveis, devidamente fundamentadas com os fatos ocorridos.

• Despacho fundamentado ao ordenador de despesas [Despacho IFSertãoPE]

[FS 06]

Interessado / setor técnico / DAP / CPac

 O fiscal ou a comissão de fiscalização deverá informar de forma fundamentada qual a desconformidade encontrada, dando- lhe prazo       para providenciar    os ajustes necessários. [Etapa 21]

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]

[FS 07]

Interessado / setor técnico / DAP / CPac

Continua  o acompanhamento da execução contratual. [Etapa 21]

•  E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / DAP / CPac

Solicitar o fornecimento dos itens e encaminhar a Nota de Empenho ao fornecedor, contendo o prazo e as condições sucintas para a entrega, nos termos do instrumento convocatório, quando houver

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]
• Nota de Empenho
• Ordem de Fornecimento [Licitação: Ordem de Fornecimento IFSertãoPE]

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / setor técnico / DAP / CPac

Receber provisoriamente os bens e, após cumpridos os requisitos necessários, receber definitivamente.

Na hipótese dos bens/serviços solicitados não serem entregues no prazo determinado, nem na prorrogação (se houver) [FS 05].

Caso os  bens/serviços recebidos estejam em desconformidade com o solicitado [FS 06]. 

Observação: Havendo valores patrimoniáveis ou complemento financeiro de bem patrimoniado, o Agente Fiscalizador ou o Gestor do Contrato também deve encaminhar este documento à área de patrimônio.

• Termos de Recebimento [Licitação: Aquisição Termo Receb. Provisório IFSert], [Licitação: Aquisição Termo Receb. Definitivo IFSert];

• Nota(s) Fiscal(is) (Documento Externo - Nota Fiscal);

• Ateste da Nota Fiscal [Licitação: Ateste de Nota Fiscal IFSertãoPE]

• Despacho de encaminhamento ao setor financeiro [Despacho IFSertãoPE]

Setor Financeiro /

CEFin / CEOF

Ordenador de

despesas

(DG/PROAD)

Liquidar e   pagar   a despesa, encerrar o processo e encaminhar ao setor de arquivo.

• Ordem   Bancária   e   ordem   de pagamento;

• Termo de encerramento [Termo de Encerramento de Processo IFSertãoPE];

• Despacho de encaminhamento ao setor arquivo [Despacho IFSertãoPE].

 Na hipótese dos bens solicitados         não serem entregues no prazo determinado, nem na prorrogação do mesmo (se houver), o processo será       devolvido ao  Ordenador de Despesas para as providências cabíveis, devidamente fundamentadas com os fatos ocorridos.

• Despacho fundamentado ao ordenador de despesas[Despacho IFSertãoPE]

Caso os bens recebidos estejam em desconformidade com o solicitado, o fiscal ou a comissão de   fiscalização deverá informar de forma fundamentada qual a desconformidade encontrada, dando- lhe prazo       para providenciar    os ajustes necessários. [Etapa 16]

• E-mail / Ofício[Ofício IFSertãoPE]

Etapa

Abrir processo no SEI!

[Contratação: Aquisição - Participante IRP Interna]

Obs.1.: Verificar a Classificação por assunto.

Solicitar da autorização da aquisição, justificando a real necessidade e o interesse público a ser atendido, descrevendo os itens para serem empenhados, conforme dados da licitação (Número do item, quantidade e unidade de fornecimento).

Encaminhar ao DAP/PROAD

• Ofício [Ofício IFSertãoPE]

“Relacionar” este processo de contratação com o da Licitação no SEI!, e encaminhar ao setor financeiro.

Obs.2: Clique aqui para verificar como relacionar o processo.

Caso não haja procedimento licitatório disponível para a aquisição [FS-01]

• Processo relacionado

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

Verificar se há dotação possível de ser utilizada para a referida aquisição, e, encaminhar ao DG / PROAD

• CONRAZÃO-SIAFI (Documento Externo - Documento);

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE].

Avaliar o interesse público a ser atendido junto à conjuntura das despesas da unidade e, caso concorde, naquele momento com a aquisição solicitada, declarar a disponibilidade orçamentária para a aquisição solicitada.

Encaminhar ao setor de compras

Caso não haja orçamento disponível para a aquisição ou caso os itens não possam ser adquiridos naquele momento [FS-02]

• Declaração de Disponibilidade Orçamentária[Declaração Orçamentária IFSertãoPE];

• Despacho de encaminhamento ao setor de compras[Despacho IFSertãoPE]

6

Minutar a autorização de empenho para a aquisição/contratação dos serviços, e, encaminhar para ratificação e assinatura do Reitor(a) ou Diretor do Campus e gestor financeiro (DAP/DOF).

• Minuta Autorização de Compras[Licitação: Formulário Autoriza Compra Serv IFSertão];

• Bloco de assinatura para o ordenador de despesas e setor Financeiro;

• Despacho de encaminhamento ao ordenador de despesas[Despacho IFSertãoPE].

7

Autorizar a aquisição.

Caso haja ajuste necessário a ser realizado na minuta da autorização de compras [FS 03].

• Assinatura da autorização de compras;

• Despacho de encaminhamento     ao setor financeiro [Despacho IFSertãoPE].

8

Emitir Nota de Empenho (instrumento equivalente ao contrato in casu)

Obs.3: Caso a Unidade opte por entrega parcelada, mediante Termo de Contrato, após esta Etapa 8, deverá seguir o Fluxo Complementar apresentado abaixo.

• Assinatura da autorização de compras;

• Nota de Empenho (Documento Externo - Nota de Empenho);

• Despacho de encaminhamento ao ordenador de despesas[Despacho IFSertãoPE]

9

Designar fiscal ou comissão de fiscalização para recebimento dos bens

• Portaria de designação[Portaria IFSertãoPE];

• Despacho para conhecimento e providências do fiscal ou da comissão de fiscalização[Despacho IFSertãoPE].

10

Encaminhar a Nota de Empenho ao fornecedor, contendo o prazo e as condições sucintas para a entrega, nos termos do instrumento convocatório, quando houver

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]

11

Receber provisoriamente os bens/serviços e, após cumpridos os requisitos necessários, receber definitivamente.

Na hipótese dos bens/serviços solicitados não serem entregues no prazo determinado, nem na prorrogação (se houver) 

[FS 04].

Caso os  bens/serviços recebidos estejam em desconformidade com o solicitado [FS 05]

Observação: Havendo valores patrimoniáveis ou complemento financeiro de bem patrimoniado, o Agente Fiscalizador ou o Gestor do Contrato também deve encaminhar este documento à área de patrimônio.

• Termo de Recebimento [Licitação: Aquisição Termo Receb. Definitivo IFSert], [Licitação: Aquisição Termo Receb. Provisório IFSert];

• Ateste da Nota Fiscal [Licitação: Ateste de Nota Fiscal IFSertãoPE];

• Despacho de encaminhamento ao setor financeiro [Despacho IFSertãoPE].

Setor Financeiro / CEFIN / CEOF

Ordenador de

despesas (DG/PROAD

Liquidar e   pagar   a despesa, encerrar o processo e encaminhar ao setor de arquivo.

• Ordem Bancária e ordem de pagamento (Documento externo - Ordem Bancária);

• Termo de encerramento;

• Despacho de encaminhamento ao setor arquivo [Despacho IFSertãoPE].

Informar ao solicitante justificadamente, as razões da impossibilidade da aquisição. [Etapa 02]

• Despacho em resposta ao solicitante [Despacho IFSertãoPE]

Caso não haja orçamento disponível para a aquisição ou caso os itens não possam ser adquiridos naquele momento, informar ao solicitante, mediante justificativa, as razões da impossibilidade da aquisição. [Etapa 03]

• Despacho com a Manifestação Administrativa [Despacho IFSertãoPE]

[FS-03]

Ordenador de despesas (DG/PROAD)

Caso haja ajuste necessário a ser realizado na minuta da autorização de compras, o processo será devolvido para correção. [Etapa 06]

• Despacho fundamentado ao setor de compras [Despacho IFSertãoPE]

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / setor técnico

/ DAP / CPAC

O processo será devolvido ao Ordenador de Despesas para as providências cabíveis, devidamente fundamentadas com os fatos ocorridos.

• Despacho fundamentado ao ordenador de despesas [Despacho IFSertãoPE]

Fiscal ou Comissão de Fiscalização

Interessado / setor técnico

/ DAP / CPAC

O fiscal ou a comissão de fiscalização deverá informar de forma fundamentada qual a desconformidade encontrada, dando- lhe prazo para providenciar os ajustes necessários. [Etapa 10].

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]

Etapa

Confeccionar o contrato (baseado no modelo disponível no site da AGU) e convocar o fornecedor para assiná-lo, após recebimento do termo de contrato assinado, colher assinaturas das testemunhas, e encaminhar ao Ordenador de Despesas para apreciação e assinatura do referido contrato

Na hipótese dos bens solicitados não serem entregues no prazo determinado, nem na prorrogação (se houver) [FS 04]

Apreciar e assinar o termo de contrato;

Devolver o processo ao Setor de Contratos

• Contrato assinado

Devolver a via do fornecedor;

Publicar o extrato contratual no DOU

• E-mail
• Extrato de publicação (Documento Externo - Extrato)
• Despacho de encaminhamento solicitando designação de fiscal(is) [Despacho IFSertãoPE]

Designar fiscal ou comissão de fiscalização para recebimento dos bens.

• Portaria de designação[Portaria IFSertãoPE]; 
• Despacho para conhecimento e providências do DAP [Despacho IFSertãoPE]

• Despacho para conhecimento e providências do fiscal ou da comissão de fiscalização.[Despacho IFSertãoPE]

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE];

• Ordem de Fornecimento [Licitação: Ordem de Fornecimento IFSertãoPE]

Interessado / DAP / CPAC / CGC / Coordenação de contratos

Receber provisoriamente os bens/serviços e, após cumpridos os requisitos necessários, receber definitivamente.

Na hipótese dos bens/serviços solicitados não serem entregues no prazo determinado, nem na prorrogação (se houver) 

[FS 04].

Caso os  bens/serviços recebidos estejam em desconformidade com o solicitado [FS 05]

Observação: Havendo valores patrimoniáveis ou complemento financeiro de bem patrimoniado, o Agente Fiscalizador ou o Gestor do Contrato também deve encaminhar este documento à área de patrimônio.

• Termos de Recebimento [Licitação: Aquisição Termo Receb. Provisório IFSert]; [Licitação: Aquisição Termo Receb. Definitivo IFSert];

• Nota Fiscal (Documento Externo - Nota Fiscal);

• Ateste da Nota Fiscal [Licitação: Ateste de Nota Fiscal IFSertãoPE];  

• Despacho de encaminhamento ao setor financeiro [Despacho IFSertãoPE]

Setor Financeiro /

CEFIN / CEOF

Ordenador de

despesas

(DG/PROAD)

• Ordem   Bancária   e   ordem   de pagamento (Documento externo - Ordem Bancária);

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE] 

Coordenação de contratos / CCC / CCFIN/ CGC / CPAC

Após a execução completa do objeto contratual ou do esgotamento do prazo acordado, elaborar relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, para ser utilizado como fonte de informações para aquisições futuras.

Caso haja mais bens/serviços a serem recebidos e o contrato encontre-se em plena vigência [FS 06]

• Relatório
• Despacho de encaminhamento ao DAP/PROAD [Despacho IFSertãoPE]

• E-mail/Ofício ao setor de planejamento[Ofício IFSertãoPE];

• Termo de encerramento [Termo de Encerramento de Processo IFSertãoPE]

Interessado / Setor Técnico / DAP / CPAC

• Despacho fundamentado ao ordenador de despesas[Despacho IFSertãoPE]

Interessado / Setor Técnico / DAP / CPAC

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]

Interessado / Setor Técnico / DAP / CPAC

•  E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]

Iniciar o processo no SEI! 

Contratação: Soluções de  TIC - Participante IRP Externa

Obs.1: Verificar a Classificação por assunto.

Elaborar o  Documento de Oficialização de Demanda (DOD) e solicitação da emissão da Portaria de planejamento.

Obs.2: Manter o processo aberto no setor.

• Documento de Oficialização de Demanda [Licitacao: TIC DOD Oficialização Demanda IFSertãoPE]
• Despacho de Encaminhamento solicitando inserção do PCA-PGC [Despacho IFSertãoPE]

Inserir o relatório do PCA-PGC, em execução, com a devida demanda a ser contratada.

Caso a demanda não esteja prevista no PGC  [FS-01]

• Relatório do PCA-PGC     (Documento externo - Relatório)

Realizar os Estudos Técnico Preliminar - ETP e publicar no Sistema ETP Digital  

• Estudo Técnico Preliminar Publicado no Sistema ETP Digital com anexos (Documento externo - Estudo)
• Certidão de elaboração e aprovação do ETP Digital  [Licitação_TIC_Certidão_de_Elaboração_ETP_IFSertãoPE]
• Blocos de assinaturas

Elaborar o Mapa de Gerenciamento de Riscos.

• Mapa de Riscos Digital (PDF) (Documento externo - Mapa)
• Certidão de Elaboração do Mapa de Riscos [Licitação_TIC_Certidão_Mapa_de_Riscos_IFSertãoPE]
• Despacho de encaminhamento solicitando a juntada dos documentos da etapa seguinte. [Despacho IFSertãoPE]

6

Juntada de Documentos da licitação originária

• Edital e anexos (Documento externo - Edital),
• Ata do Pregão (Documento externo - Ata)
• Termo de Adjudicação (Documento externo - Adjudicação)
• Termo de Homologação (Documento externo - Homologação)
• Resultado por Fornecedor (Documento externo - Resultado)
• Proposta(s) vencedora(s) (Documento externo - Proposta)
• Ata de Registro de Preços assinadas pelo(s) fornecedor(es) (Documento externo - Ata de Registro de Preços)
• Documentos de Habilitação do(s) Fornecedor(es) (Documento externo - Documento).

7

Solicitação da autorização da aquisição/contratação, por meio de Ofício, no qual seja(m) descrito(s) os itens para serem empenhados, conforme dados da licitação (Número do item, quantidade e unidade de fornecimento)

• Ofício solicitando o empenho [Ofício IFSertãoPE]

8

Verificar se há dotação possível de ser utilizada para a referida aquisição, e, encaminhar ao DG/PROAD.

• CONRAZAO-SIAFI (Documento externo - Documento)
• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

9

Avaliar o interesse público a ser atendido junto à conjuntura das despesas da unidade, e, caso concorde com a aquisição/contratação solicitada, declarar a disponibilidade orçamentária para a referida solicitação. Por fim, encaminhar ao setor de compras. 

• Declaração de Dotação Orçamentária [Declaração Orçamentária IFSertãoPE]
• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

10

Elaborar a minuta da autorização de empenho para a contratação dos serviços, e, encaminhar para ratificação e assinatura do Reitor(a) ou Diretor do Campus e gestor financeiro (DAP/DOF)

• Documento de autorização de compras/contratação [Licitação: Formulário Autoriza Compra Serv IFSertão]
• Bloco de assinatura para o Reitor(a)/ Diretor(a)-Geral e Gestor Financeiro

11

Autorizar da aquisição/contratação.

Caso haja ajuste necessário a ser realizado na minuta da autorização de compras [FS 02].

• Assinatura da autorização de compras
• Devolução do Bloco de Assinatura

Após a assinatura do bloco pelo(a) ordenador(a), realizar despacho para o setor financeiro 

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

Emissão de empenho e juntada aos autos. [FS-03]

• Nota de Empenho (Documento externo - Nota de Empenho)
• Despacho de encaminhamento à coordenação de contratos [Despacho IFSertãoPE]

Confeccionar o contrato (baseado no modelo disponível no Edital e convocar o fornecedor para assiná-lo, após recebimento do termo de contrato assinado, colher assinaturas das testemunhas, e encaminhar ao Ordenador de Despesas para apreciação e assinatura do referido contrato.

• Termo de Contrato assinado digitalmente (Documento Externo - Contrato)
• E-mail / Ofício ao fornecedor
• Despacho de Encaminhamento à Autoridade máxima da unidade [Despacho IFSertãoPE]

Apreciar e assinar o termo de contrato e devolver o processo ao Setor de Contratos

• Contrato assinado.

Devolver a via do fornecedor;

Publicar o extrato contratual no DOU. 

• E-mail
• Extrato de publicação (Documento Externo - Extrato)
• Despacho de encaminhamento solicitando designação de fiscal(is) [Despacho IFSertãoPE]

Designar fiscal ou comissão de fiscalização para recebimento dos bens

• Portaria de designação [Portaria IFSertãoPE]; 
• Despacho para conhecimento e providências do DAP [Despacho IFSertãoPE]

Comunicar a empresa da emissão da Nota de Empenho para entrega do Objeto

• Modelo de Ordem de Fornecimento [Licitação: TIC Ordem de Fornecimento IFSertãoPE]

Fazer a devida inclusão no PAC correspondente, mediante justificativa, devidamente aprovada pela Autoridade Competente.    [Etapa 03]

• Relatório do PCA-PGC

[FS-02]

Ordenador de despesas (DG/PROAD)

DAP

O processo será devolvido para correção. [Etapa 10]

• Despacho para conhecimento e providências do DAP [Despacho IFSertãoPE]

Caso a demanda esteja na UASG da Reitoria, encaminhar e-mail à DOF para geração da Nota de Empenho [FS-04]

• E-mail

[FS-04]

Emitir Nota de Empenho e informar à Unidade. [Etapa 13]

• E-mail

Abrir o processo no SEI! 

[Contratação: Soluções de  TIC - Participante IRP Interna]

Obs.1: Verificar a Classificação por assunto.

Solicitação da autorização da aquisição/contratação, por meio de Ofício, no qual seja(m) descrito(s) os itens para serem empenhados, conforme dados da licitação (Número do item, quantidade e unidade de fornecimento)

• Ofício solicitando o empenho [Ofício IFSertãoPE]

“Relacionar” este processo de contratação com o da Licitação no SEI!, e encaminhar ao setor financeiro 

Obs.2: Clique aqui para verificar como relacionar o processo.

Caso não haja procedimento licitatório disponível para a aquisição/contratação [FS 01]

• Processo relacionado

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

Verificar se há dotação possível de ser utilizada para a referida aquisição/contratação, e, encaminhar ao DG /PROAD.

• CONRAZAO-SIAFI (Documento externo - Documento)

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

Avaliar o interesse público a ser atendido junto à conjuntura das despesas da unidade e, caso concorde naquele momento com a aquisição/contratação solicitada, declarar a disponibilidade orçamentária para a aquisição/contratação solicitada, e, encaminhar ao setor de compras.

Caso não haja orçamento disponível para a aquisição/contratação ou caso os itens não possam ser adquiridos naquele momento [FS 02].

• Declaração de Dotação Orçamentária [Declaração Orçamentária IFSertãoPE]
• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

6

Minutar a autorização de empenho para a aquisição/contratação dos serviços, e, encaminhar para ratificação e assinatura do Reitor(a) ou Diretor do Campus e gestor financeiro (DAP/DOF)

• Documento de autorização de compras/contratação [Licitação: Formulário Autoriza Compra Serv IFSertão]
• Bloco de assinatura para o Reitor(a)/ Diretor(a)-Geral e Gestor Financeiro

7

Autorizar da aquisição/contratação.

Caso haja ajuste necessário a ser realizado na minuta da autorização de compras [FS 03].

• Assinatura da autorização de compras
• Devolução do Bloco de Assinatura

8

Após a assinatura do bloco pelo(a) ordenador(a), realizar despacho para o setor financeiro 

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE]

9

Emissão de empenho e juntada aos autos. 

Caso a demanda esteja na UASG da Reitoria [FS-04].

• Nota de Empenho (Documento externo  - Nota de Empenho)
• Despacho de encaminhamento à coordenação de contratos [Despacho IFSertãoPE]

10

Confeccionar o contrato (baseado no modelo disponível no Edital e convocar o fornecedor para assiná-lo, após recebimento do termo de contrato assinado, colher assinaturas das testemunhas, e encaminhar ao Ordenador de Despesas para apreciação e assinatura do referido contrato.

Obs.: Recomenda-se a verificação junto ao setor de TIC sobre a necessidade de encaminhamento ou não do Termo de Compromisso de Manutenção de Sigilo e Termo de Ciência, conforme modelos padronizados da IN 01/2019/SGD"<https://www.gov.br/governodigital/pt-br/contratacoes/templates-e-listas-de-verificacao>

• Termo de Contrato assinado digitalmente (Documento Externo  - Contrato)
• E-mail / Ofício ao fornecedor
• Despacho de Encaminhamento à Autoridade máxima da unidade [Despacho IFSertãoPE]

11

Apreciar e assinar o termo de contrato;

Devolver o processo ao Setor de Contratos

• Contrato assinado.

Devolver a via do fornecedor;

Publicar o extrato contratual no DOU. 

• E-mail
• Extrato de publicação (Documento Externo - Extrato)
• Despacho de encaminhamento solicitando designação de fiscal(is) [Despacho IFSertãoPE]

Designar comissão de fiscalização para recebimento dos bens/serviços

• Portaria de designação[Portaria IFSertãoPE]; 
• Despacho para conhecimento e providências do DAP [Despacho IFSertãoPE]

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DAP / PROAD

Interessado / DAP / CPAC / CGC /

Coordenação de contratos

Encaminhar para conhecimento e providências da comissão de fiscalização.

• Despacho para conhecimento e providências do fiscal ou da comissão de fiscalização.[Despacho IFSertãoPE]

Solicitar o fornecimento dos itens e acompanhar a execução do contrato junto ao fornecedor, observando, entre outras coisas, o prazo e as condições de entrega dos  bens/serviços, nos termos do instrumento convocatório.

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE];

• Modelo de Ordem de Fornecimento [Licitação: TIC Ordem de Fornecimento IFSertãoPE]

Comissão de Fiscalização

Interessado / DAP / CPAC / CGC / Coordenação de contratos

Receber provisoriamente os bens/serviços e, após cumpridos os requisitos necessários, receber definitivamente.

Na hipótese dos bens/serviços solicitados não serem entregues no prazo determinado, nem na prorrogação (se houver) [FS 06].

Caso os  bens/serviços recebidos estejam em desconformidade com o solicitado [FS 07]. 

Observação: Havendo valores patrimoniáveis ou complemento financeiro de bem patrimoniado, o Agente Fiscalizador ou o Gestor do Contrato também deve encaminhar este documento à área de patrimônio.

• Clique aqui para acessar os modelos dos documentos da fiscalização de contrato, elaborados de acordo com a IN SG/ME nº1, de 2019.  (Documento externo - Termo);

• Nota Fiscal (Documento Externo - Nota Fiscal).

Setor Financeiro /

CEFIN / CEOF

Ordenador de

despesas

(DG/PROAD)

Liquidar e  pagar   a despesa.

• Ordem   Bancária   e   ordem   de pagamento;

• Despacho de encaminhamento [Despacho IFSertãoPE] 

Comissão de Fiscalização

Coordenação de contratos / CCC / CCFIN/ CGC / CPAC

Após a execução completa do objeto contratual ou do esgotamento do prazo acordado, elaborar relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, para ser utilizado como fonte de informações para aquisições futuras.

Caso haja mais bens/serviços a serem recebidos e o contrato encontre-se em plena vigência [FS 08].

• Relatório (Documento externo - Relatório);

• Despacho de encaminhamento ao DAP/PROAD [Despacho IFSertãoPE].

DAP/PROAD

Informar ao setor de planejamento acerca dos ajustes necessários para as aquisições futuras, e, ato contínuo arquivar o processo.

• E-mail/Ofício ao setor de planejamento[Ofício IFSertãoPE];

• Termo de encerramento [Termo de Encerramento de Processo IFSertãoPE]

Informar ao solicitante justificadamente, as razões da impossibilidade da aquisição/contratação. [Etapa 02]

• Despacho em resposta ao solicitante [Despacho IFSertãoPE]

Informar ao solicitante, mediante justificativa, as razões da impossibilidade da aquisição/contratação. [Etapa 03]

• Despacho com a Manifestação Administrativa [Despacho IFSertãoPE]

O processo será devolvido para correção. [Etapa 06]

• Despacho fundamentado ao setor de compras [Despacho IFSertãoPE]

Setor

Financeiro /

CEFin / CEOF

Encaminhar e-mail à DOF para geração da Nota de Empenho [FS-05]

• E-mail

DOF

Emitir Nota de Empenho e informar à Unidade. [Etapa 9]

• E-mail

Comissão de Fiscalização

O processo deverá ser devolvido ao  Ordenador de Despesas para as providências cabíveis, devidamente fundamentadas com os fatos ocorridos.

• Despacho fundamentado ao ordenador de  despesas [Despacho IFSertãoPE]

Comissão de Fiscalização

O fiscal ou a comissão de fiscalização deverá informar de forma fundamentada qual a desconformidade encontrada, dando- lhe prazo       para providenciar    os ajustes necessários. [Etapa 15]

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE]

[FS-08]

Comissão de Fiscalização

Continua  o acompanhamento da execução contratual. [Etapa 15]

• E-mail / Ofício [Ofício IFSertãoPE